lcbp3/specs/00-overview/00-06-training-plan.md

🎓 Training & Change Management Plan — LCBP3-DMS v1.8.0

---

title: 'Training & Change Management Plan' version: 1.0.0 status: DRAFT owner: Nattanin Peancharoen (Product Owner / System Architect) last_updated: 2026-03-11 related:

• specs/00-Overview/README.md
• specs/01-Requirements/01-01-objectives.md
• specs/01-Requirements/01-02-business-rules/01-02-01-rbac-matrix.md

---

1. 🎯 วัตถุประสงค์

"ระบบที่ดีที่สุดก็ล้มเหลวได้ ถ้าผู้ใช้ไม่รู้วิธีใช้"

แผนนี้ครอบคลุม:

1. Training Curriculum — หลักสูตรฝึกอบรมแยกต่อ Role
2. Training Materials — สื่อและเอกสารการฝึกอบรม
3. Train-the-Trainer — กระบวนการเตรียม Trainer ภายในองค์กร
4. Support Desk Setup — ระบบ Support หลัง Go-Live
5. Change Management — การสื่อสารและรับมือกับ Change

---

2. 📅 Training Timeline

T-4 สัปดาห์ก่อน Go-Live:
├── สร้าง Training Materials ครบ
├── ติดตั้ง Staging Environment สำหรับ Training
└── เตรียม Trainer (Train-the-Trainer)

T-3 สัปดาห์:
├── Training: Superadmin + Org Admin (ทุกองค์กร)
└── UAT Pre-check กับ Admin ทุกคน

T-2 สัปดาห์:
├── Training: Document Control (ทุกองค์กร)
└── UAT ทดสอบ Workflow จริงบน Staging

T-1 สัปดาห์:
├── Training: Engineers / Reviewers / Viewers
├── UAT Sign-off
└── Dry Run Go-Live

Go-Live Day:
├── Hypercare Support (8:00–18:00 on-call)
└── ทีม Dev พร้อม Hotfix ตลอด

T+1 เดือน:
├── Hypercare สิ้นสุด
└── Handover ไป Standard Support

---

3. 👥 Target Audience & Training Groups

Group	Role ในระบบ	ผู้เข้าอบรม	ระยะเวลา	รูปแบบ
A	Superadmin	ทีม NAP (1-2 คน)	4 ชั่วโมง	1-on-1 Workshop
B	Org Admin	1 คนต่อองค์กร × 5 องค์กร	3 ชั่วโมง	Group Workshop
C	Document Control	1-3 คนต่อองค์กร	4 ชั่วโมง	Group Workshop
D	Engineer / Reviewer	หลายคนต่อองค์กร	2 ชั่วโมง	Group + Self-paced
E	Viewer / Auditor	ผู้บริหาร + Observer	1 ชั่วโมง	Video + Quick Guide

หมายเหตุ: Train-the-Trainer: แต่ละองค์กรมี Trainer 1 คน ก่อนอบรมองค์กรอื่น

---

4. 📚 Training Curriculum per Role

4.1 Group A — Superadmin (4 ชั่วโมง)

เป้าหมาย: ดูแลระบบทั้งหมด, Config Master Data, จัดการ Permission

Module	หัวข้อ	เวลา
A1	System Architecture Overview (ภาพรวมระบบ, Docker, QNAP)	30 นาที
A2	สร้าง Organization, Project, Contract	30 นาที
A3	User Management — สร้าง/แก้ไข/Deactivate User	20 นาที
A4	Document Number Template Config	30 นาที
A5	Workflow DSL — อ่านและแก้ไข Workflow Definitions	45 นาที
A6	Permission & RBAC Matrix — กำหนดสิทธิ์ระดับ Global	30 นาที
A7	Audit Log & Security Monitoring	20 นาที
A8	Backup & Restore (DR Runbook)	20 นาที
A9	Troubleshooting Guide (Common Issues)	15 นาที
—	Q&A + Hands-on Practice	20 นาที

Deliverables:

• Admin Quick Reference Card (A4 1 หน้า)
• System Admin Runbook (PDF)
• Access ไปยัง Grafana + phpMyAdmin Dashboard

---

4.2 Group B — Org Admin (3 ชั่วโมง)

เป้าหมาย: จัดการ User ภายในองค์กร, กำหนดสิทธิ์ระดับ Org

Module	หัวข้อ	เวลา
B1	ภาพรวมระบบและ Role ของ Org Admin	20 นาที
B2	เพิ่ม/แก้ไข/Deactivate User ในองค์กร	30 นาที
B3	กำหนด Role: Document Control / Editor / Viewer	20 นาที
B4	Assign User เข้า Project และ Contract	20 นาที
B5	ดู Audit Log ภายในองค์กร	15 นาที
B6	จัดการ Tags สำหรับองค์กร	15 นาที
B7	การรับมือ Lock Account / Reset Password	20 นาที
—	Hands-on Practice บน Staging	30 นาที
—	Q&A	10 นาที

Deliverables:

• Org Admin User Manual (PDF, 10-15 หน้า)
• User Onboarding Checklist

---

4.3 Group C — Document Control (4 ชั่วโมง)

เป้าหมาย: สร้าง/ส่ง/ติดตามเอกสารทุกประเภท, จัดการ Workflow

Module	หัวข้อ	เวลา
C1	ภาพรวมระบบ DMS — ทำไมต้องเปลี่ยนจาก Email?	15 นาที
C2	Login + Dashboard + My Tasks	15 นาที
C3	สร้าง Correspondence — Draft → Submit → Track	30 นาที
C4	สร้าง RFA + Shop Drawing — Draft → Submit via Transmittal	45 นาที
C5	Upload ไฟล์ — Drag-and-Drop, Main vs Supporting, Virus Scan	20 นาที
C6	Circulation Sheet — สร้าง, Assign, กำหนด Deadline	30 นาที
C7	ติดตามสถานะ Workflow + Workflow Diagram	20 นาที
C8	Force Proceed / Revert Workflow (กรณีพิเศษ)	15 นาที
C9	ค้นหาเอกสาร + Advanced Filter	15 นาที
C10	Notification Settings + LINE Notify	15 นาที
—	Hands-on: ทำ Scenario จริงบน Staging	40 นาที
—	Q&A	20 นาที

Hands-on Scenarios (Staging):

1. สร้าง Correspondence → Submit → Track Workflow
2. สร้าง RFA + Transmittal → ส่ง → รอ Response
3. รับ Correspondence → สร้าง Circulation → Assign

Deliverables:

• Document Control User Manual (PDF, 20-30 หน้า)
• Quick Reference Card: Document Types & Workflow States
• Video Tutorial: "สร้างและส่ง RFA" (15 นาที)
• FAQ Document (10 ข้อที่พบบ่อย)

---

4.4 Group D — Engineer / Reviewer (2 ชั่วโมง)

เป้าหมาย: รับและ Review เอกสาร, ตอบ RFA, ดู Circulation

Module	หัวข้อ	เวลา
D1	Login + Dashboard + Notification Bell	15 นาที
D2	ดู Correspondence ที่รับเข้ามา + PDF Viewer	20 นาที
D3	Review RFA — Approved / w.Comments / Rejected	30 นาที
D4	ดู Shop Drawing ใน PDF Viewer (Streaming)	15 นาที
D5	ตอบ Circulation ที่ได้รับมอบหมาย	15 นาที
D6	ค้นหาเอกสาร + ดู Workflow History	10 นาที
D7	ตั้งค่า Notification (Email/LINE)	5 นาที
—	Q&A	10 นาที

Deliverables:

• Reviewer Quick Guide (A4 2 หน้า)
• Video Tutorial: "วิธี Review RFA" (10 นาที)

---

4.5 Group E — Viewer / Auditor / Management (1 ชั่วโมง)

เป้าหมาย: ดู Dashboard, ค้นหา, ดาวน์โหลดรายงาน

Module	หัวข้อ	เวลา
E1	Login + Dashboard Overview	10 นาที
E2	ค้นหาเอกสารและดู Status	15 นาที
E3	อ่านเอกสารใน PDF Viewer	10 นาที
E4	ดู Audit Log (สำหรับ Auditor)	10 นาที
E5	ตั้งค่า Notification	5 นาที
—	Q&A	10 นาที

Deliverables:

• Viewer Quick Start (A4 1 หน้า, ภาษาไทย + อังกฤษ)

---

5. 🎥 Training Materials Checklist

5.1 เอกสาร (Documents)

Material	Target	สถานะ	Deadline
System Admin Runbook	Group A	⬜ ต้องสร้าง	T-4 สัปดาห์
Org Admin User Manual	Group B	⬜ ต้องสร้าง	T-4 สัปดาห์
Document Control User Manual	Group C	⬜ ต้องสร้าง	T-4 สัปดาห์
Reviewer Quick Guide	Group D	⬜ ต้องสร้าง	T-3 สัปดาห์
Viewer Quick Start	Group E	⬜ ต้องสร้าง	T-3 สัปดาห์
Glossary / คำศัพท์ระบบ	ทุก Role	✅ มี (00-02-glossary.md)	—
FAQ (10 ข้อพบบ่อย)	Group C, D	⬜ ต้องสร้าง	T-2 สัปดาห์

5.2 Video Tutorials

Video	ความยาว	Target	สถานะ
ภาพรวมระบบ (System Intro)	5 นาที	ทุก Role	⬜
วิธีสร้างและส่ง Correspondence	10 นาที	Group C	⬜
วิธีสร้างและส่ง RFA + Transmittal	15 นาที	Group C	⬜
วิธี Review RFA	10 นาที	Group D	⬜
วิธีสร้าง Circulation Sheet	8 นาที	Group C	⬜
ค้นหาเอกสารและใช้ Filter	5 นาที	ทุก Role	⬜

เครื่องมือแนะนำ: OBS Studio (Screen Record) + CapCut / DaVinci Resolve (Edit) + Loom (Quick Share)

5.3 Hands-on Training Scenarios (บน Staging)

Scenario 1: "ส่ง RFA ครั้งแรก" (Group C)
───────────────────────────────────────

1. Login ด้วย Account Contractor A
2. Upload Shop Drawing (ไฟล์ PDF ตัวอย่าง)
3. สร้าง RFA Type: Shop Drawing — Discipline: STR
4. สร้าง Transmittal → แนบ RFA → Submit
5. ยืนยัน: Notification ถูกส่ง | เลขเอกสารถูกออก

Scenario 2: "Review และ Approve RFA" (Group D)
─────────────────────────────────────────────

1. Login ด้วย Account Engineer (TEAM หรือ คคง.)
2. ดู Notification Bell → เปิด RFA ที่ได้รับ
3. ดู Shop Drawing ใน PDF Viewer
4. คลิก "Approved with Comments" + กรอก Comment
5. ยืนยัน: Contractor ได้รับ Notification

Scenario 3: "สร้าง Circulation และติดตาม" (Group C)
───────────────────────────────────────────────

1. รับเอกสาร Correspondence ใน Inbox
2. สร้าง Circulation Sheet → Assign Main, Action, Info
3. กำหนด Deadline 3 วัน
4. Assignee Login → ดู My Tasks → ตอบกลับ
5. Document Control ปิด Circulation

---

6. 🏆 Train-the-Trainer Program

6.1 เป้าหมาย

แต่ละองค์กรมี Internal Trainer 1 คน ที่สามารถ:

• สอน User ใหม่ในองค์กรได้ด้วยตัวเอง
• ตอบ FAQ เบื้องต้นโดยไม่ต้องติดต่อ NAP
• รายงาน Issues ผ่าน Support Channel ได้ถูกต้อง

6.2 Internal Trainer คุณสมบัติ

• มักเป็น Document Control อาวุโส หรือ Org Admin
• เข้าร่วม Training Group A หรือ C ก่อน
• ผ่าน Hands-on Practice Scenario ทั้ง 3 ครบ
• ได้รับ "Trainer Kit" (Materials + Access พิเศษ)

6.3 Trainer Kit

📦 Trainer Kit ประกอบด้วย:
├── 📄 User Manuals (ทุก Role) — สำหรับแจกจ่าย
├── 🎥 Video Tutorials — ลิงก์ internal host
├── 🃏 Training Scenario Scripts (3 Scenarios)
├── ❓ FAQ Document
├── 📊 Staging Environment Access (ไม่กระทบ Production)
└── 📞 Escalation Contact: Nattanin (Line/Email)

---

7. 🆘 Support Desk Setup

7.1 Support Tiers

Level 1 — Internal Trainer (Self-service, 0-4 ชั่วโมง)
│  └── FAQ Document + Video Tutorials
│       ↓ ถ้าแก้ไม่ได้
Level 2 — Org Admin / Document Control (4-24 ชั่วโมง)
│  └── ติดต่อ Internal Trainer ขององค์กร
│       ↓ ถ้าแก้ไม่ได้
Level 3 — NAP Support (1-2 วันทำการ)
   └── LINE Group / Email → Nattanin
        ↓ ถ้าเป็น Bug หรือ System Issue
Level 4 — Dev Team (Hotfix / Patch)
   └── Fix + Deploy + Notify

7.2 Support Channels

Channel	ใช้เมื่อ	Response Time
LINE Group (NAP-DMS Support)	ปัญหาเร่งด่วน, ถามวิธีใช้	2-4 ชั่วโมง (ในเวลาทำงาน)
Email nattanin@[domain]	รายงาน Bug, ขอ Feature	1-2 วันทำการ
FAQ Document	ปัญหาทั่วไป	ทันที (Self-service)
Video Tutortials	ต้องการดูวิธีใช้ซ้ำ	ทันที (Self-service)

7.3 Hypercare Period (Go-Live Month 1)

สัปดาห์ 1-2 (Go-Live):

• NAP ทีม On-Call: 08:00–18:00 ทุกวันทำการ
• Daily Check-in กับ Internal Trainers ทุกองค์กร (15 นาที)
• Bug Tracker: บันทึก Issues ทั้งหมด (Priority P0-P3)

สัปดาห์ 3-4:

• On-Call: ตามปกติ (Response ภายใน 4 ชั่วโมง)
• Weekly Review: สรุป Issues + แก้ไข + FAQ Update

หลัง 1 เดือน:

• Standard Support (Level 1-4 ตามปกติ)
• Monthly Review Meeting

7.4 Bug Priority & SLA

Priority	ตัวอย่าง	Response	Resolution
P0 — Critical	ระบบล่ม, Data Loss	30 นาที	4 ชั่วโมง
P1 — High	Login ไม่ได้, เอกสารหาย	2 ชั่วโมง	24 ชั่วโมง
P2 — Medium	Feature ทำงานผิด	4 ชั่วโมง	3 วัน
P3 — Low	UI ผิดเล็กน้อย, Typo	24 ชั่วโมง	2 สัปดาห์

---

8. 📢 Change Management Communication Plan

8.1 Communication Timeline

เวลา	ข้อความ	ช่องทาง	ผู้รับ
T-8 สัปดาห์	Announcement: ระบบใหม่กำลังจะมา	Email + LINE	ผู้บริหารทุกองค์กร
T-4 สัปดาห์	Training Schedule แจ้งรายละเอียด	Email	Org Admin ทุกองค์กร
T-2 สัปดาห์	Training Reminder + Staging Access	Email + LINE	ทุก User
T-1 สัปดาห์	"1 สัปดาห์แล้ว!" + Go-Live Date	Email + LINE	ทุก User
Go-Live Day	Go-Live Announcement + Support Contact	Email + LINE	ทุก User
T+2 สัปดาห์	Feedback Survey (Google Form)	Email	ผู้ใช้งานทุกคน
T+1 เดือน	Summary Report ต่อผู้บริหาร	Meeting	Project Management

8.2 Key Messages

สำหรับผู้บริหาร:

"ระบบ LCBP3-DMS ช่วยให้ติดตามสถานะเอกสารได้ Real-time, ลดเวลา Cycle RFA จาก 2 สัปดาห์เหลือ 3 วัน, และมี Audit Trail ครบถ้วน"

สำหรับ Document Control:

"ระบบนี้ช่วยลดการทำงานซ้ำซ้อนจาก Email ไปสู่ Workflow อัตโนมัติ เลขเอกสารออกอัตโนมัติ ไม่ต้องจำหรือนับมือ"

สำหรับ Engineer / Reviewer:

"รับ Notification ทันทีเมื่อมี RFA ใหม่ ดู PDF ในระบบโดยไม่ต้อง Download คลิก Approve ได้เลย"

8.3 Resistance Management

กลุ่มที่อาจต้าน	เหตุผล	วิธีรับมือ
ผู้ใช้ที่คุ้นชิน Email	"Email ง่ายกว่า"	แสดง Case Study: วันไหน RFA ตกหล่น
ผู้บริหารอาวุโส	"ไม่ถนัด IT"	เน้น: ดูสถานะได้ 1 คลิก, ไม่ต้องโทรถาม
Document Control	"งานเพิ่มขึ้น"	แสดง: Auto-Number, Auto-Notify ลดงานจริง
IT/Ops ที่คุ้นระบบเดิม	"Server อะไรอีก"	ADR-015, Docker ง่ายต่อ Maintain

---

9. 📊 Training KPIs & Success Criteria

KPI	Target	วิธีวัด
Training Attendance	> 90% ของ Users ทุก Group	Sign-in Sheet
Post-Training Quiz Score	> 80% เฉลี่ย	Online Quiz (Google Form)
Hands-on Scenario Pass Rate	> 90% ทำ Scenario 1-3 ได้	Trainer Assessment
Support Tickets Week 1	< 20 tickets (แสดง Training มีประสิทธิภาพ)	Support Log
User Adoption Month 1	> 70% Login ทุกวันทำการ	System Analytics
User Adoption Month 3	> 90% Active Users	System Analytics
Satisfaction Score	> 4.0/5.0	Feedback Survey (T+2 สัปดาห์)

---

10. ✅ Training Readiness Checklist (Pre Go-Live)

Materials

• System Admin Runbook สร้างเสร็จ + Review แล้ว
• Document Control User Manual สร้างเสร็จ
• Quick Guides (Reviewer, Viewer) สร้างเสร็จ
• Video Tutorials อย่างน้อย 3 clips
• FAQ Document (10+ ข้อ) สร้างเสร็จ
• Training Scenarios (Staging Data) เตรียมพร้อม

Infrastructure

• Staging Environment Deploy แล้ว (Mirror Production)
• Test Users ทุก Role สร้างแล้ว (1 ชุดต่อ Org)
• Email + LINE Notify บน Staging ทำงาน (Test Mode)
• Staging URL แจ้ง Trainers แล้ว

People

• Internal Trainer แต่ละองค์กร ระบุชื่อแล้ว
• Train-the-Trainer Session เสร็จแล้ว
• Training Schedule แจ้งทุกคนแล้ว
• Support LINE Group สร้างแล้ว + เพิ่ม Users

Process

• Bug Report Process อธิบายให้ Trainers แล้ว
• Escalation Path ชัดเจน
• Hypercare Schedule ตกลงกันแล้ว (ว่าใครรับผิดชอบวันไหน)

---

📝 Document Control

• Version: 1.0.0 | Status: DRAFT
• Created: 2026-03-11 | Owner: Nattanin Peancharoen
• Next Review: T-4 สัปดาห์ก่อน Go-Live
• Classification: Internal Use Only