# 🎓 Training & Change Management Plan — LCBP3-DMS v1.8.0 --- title: 'Training & Change Management Plan' version: 1.0.0 status: DRAFT owner: Nattanin Peancharoen (Product Owner / System Architect) last_updated: 2026-03-11 related: - specs/00-Overview/README.md - specs/01-Requirements/01-01-objectives.md - specs/01-Requirements/01-02-business-rules/01-02-01-rbac-matrix.md --- ## 1. 🎯 วัตถุประสงค์ > **"ระบบที่ดีที่สุดก็ล้มเหลวได้ ถ้าผู้ใช้ไม่รู้วิธีใช้"** แผนนี้ครอบคลุม: 1. **Training Curriculum** — หลักสูตรฝึกอบรมแยกต่อ Role 2. **Training Materials** — สื่อและเอกสารการฝึกอบรม 3. **Train-the-Trainer** — กระบวนการเตรียม Trainer ภายในองค์กร 4. **Support Desk Setup** — ระบบ Support หลัง Go-Live 5. **Change Management** — การสื่อสารและรับมือกับ Change --- ## 2. 📅 Training Timeline ``` T-4 สัปดาห์ก่อน Go-Live: ├── สร้าง Training Materials ครบ ├── ติดตั้ง Staging Environment สำหรับ Training └── เตรียม Trainer (Train-the-Trainer) T-3 สัปดาห์: ├── Training: Superadmin + Org Admin (ทุกองค์กร) └── UAT Pre-check กับ Admin ทุกคน T-2 สัปดาห์: ├── Training: Document Control (ทุกองค์กร) └── UAT ทดสอบ Workflow จริงบน Staging T-1 สัปดาห์: ├── Training: Engineers / Reviewers / Viewers ├── UAT Sign-off └── Dry Run Go-Live Go-Live Day: ├── Hypercare Support (8:00–18:00 on-call) └── ทีม Dev พร้อม Hotfix ตลอด T+1 เดือน: ├── Hypercare สิ้นสุด └── Handover ไป Standard Support ``` --- ## 3. 👥 Target Audience & Training Groups | Group | Role ในระบบ | ผู้เข้าอบรม | ระยะเวลา | รูปแบบ | | ----- | ------------------- | ------------------------ | --------- | ------------------- | | **A** | Superadmin | ทีม NAP (1-2 คน) | 4 ชั่วโมง | 1-on-1 Workshop | | **B** | Org Admin | 1 คนต่อองค์กร × 5 องค์กร | 3 ชั่วโมง | Group Workshop | | **C** | Document Control | 1-3 คนต่อองค์กร | 4 ชั่วโมง | Group Workshop | | **D** | Engineer / Reviewer | หลายคนต่อองค์กร | 2 ชั่วโมง | Group + Self-paced | | **E** | Viewer / Auditor | ผู้บริหาร + Observer | 1 ชั่วโมง | Video + Quick Guide | > **หมายเหตุ:** Train-the-Trainer: แต่ละองค์กรมี Trainer 1 คน ก่อนอบรมองค์กรอื่น --- ## 4. 📚 Training Curriculum per Role ### 4.1 Group A — Superadmin (4 ชั่วโมง) **เป้าหมาย:** ดูแลระบบทั้งหมด, Config Master Data, จัดการ Permission | Module | หัวข้อ | เวลา | | ------ | ------------------------------------------------------- | ------- | | A1 | System Architecture Overview (ภาพรวมระบบ, Docker, QNAP) | 30 นาที | | A2 | สร้าง Organization, Project, Contract | 30 นาที | | A3 | User Management — สร้าง/แก้ไข/Deactivate User | 20 นาที | | A4 | Document Number Template Config | 30 นาที | | A5 | Workflow DSL — อ่านและแก้ไข Workflow Definitions | 45 นาที | | A6 | Permission & RBAC Matrix — กำหนดสิทธิ์ระดับ Global | 30 นาที | | A7 | Audit Log & Security Monitoring | 20 นาที | | A8 | Backup & Restore (DR Runbook) | 20 นาที | | A9 | Troubleshooting Guide (Common Issues) | 15 นาที | | — | **Q&A + Hands-on Practice** | 20 นาที | **Deliverables:** - [ ] Admin Quick Reference Card (A4 1 หน้า) - [ ] System Admin Runbook (PDF) - [ ] Access ไปยัง Grafana + phpMyAdmin Dashboard --- ### 4.2 Group B — Org Admin (3 ชั่วโมง) **เป้าหมาย:** จัดการ User ภายในองค์กร, กำหนดสิทธิ์ระดับ Org | Module | หัวข้อ | เวลา | | ------ | ---------------------------------------------- | ------- | | B1 | ภาพรวมระบบและ Role ของ Org Admin | 20 นาที | | B2 | เพิ่ม/แก้ไข/Deactivate User ในองค์กร | 30 นาที | | B3 | กำหนด Role: Document Control / Editor / Viewer | 20 นาที | | B4 | Assign User เข้า Project และ Contract | 20 นาที | | B5 | ดู Audit Log ภายในองค์กร | 15 นาที | | B6 | จัดการ Tags สำหรับองค์กร | 15 นาที | | B7 | การรับมือ Lock Account / Reset Password | 20 นาที | | — | **Hands-on Practice บน Staging** | 30 นาที | | — | **Q&A** | 10 นาที | **Deliverables:** - [ ] Org Admin User Manual (PDF, 10-15 หน้า) - [ ] User Onboarding Checklist --- ### 4.3 Group C — Document Control (4 ชั่วโมง) **เป้าหมาย:** สร้าง/ส่ง/ติดตามเอกสารทุกประเภท, จัดการ Workflow | Module | หัวข้อ | เวลา | | ------ | ------------------------------------------------------------- | ------- | | C1 | ภาพรวมระบบ DMS — ทำไมต้องเปลี่ยนจาก Email? | 15 นาที | | C2 | Login + Dashboard + My Tasks | 15 นาที | | C3 | **สร้าง Correspondence** — Draft → Submit → Track | 30 นาที | | C4 | **สร้าง RFA + Shop Drawing** — Draft → Submit via Transmittal | 45 นาที | | C5 | Upload ไฟล์ — Drag-and-Drop, Main vs Supporting, Virus Scan | 20 นาที | | C6 | **Circulation Sheet** — สร้าง, Assign, กำหนด Deadline | 30 นาที | | C7 | ติดตามสถานะ Workflow + Workflow Diagram | 20 นาที | | C8 | Force Proceed / Revert Workflow (กรณีพิเศษ) | 15 นาที | | C9 | ค้นหาเอกสาร + Advanced Filter | 15 นาที | | C10 | Notification Settings + LINE Notify | 15 นาที | | — | **Hands-on: ทำ Scenario จริงบน Staging** | 40 นาที | | — | **Q&A** | 20 นาที | **Hands-on Scenarios (Staging):** 1. สร้าง Correspondence → Submit → Track Workflow 2. สร้าง RFA + Transmittal → ส่ง → รอ Response 3. รับ Correspondence → สร้าง Circulation → Assign **Deliverables:** - [ ] Document Control User Manual (PDF, 20-30 หน้า) - [ ] Quick Reference Card: Document Types & Workflow States - [ ] Video Tutorial: "สร้างและส่ง RFA" (15 นาที) - [ ] FAQ Document (10 ข้อที่พบบ่อย) --- ### 4.4 Group D — Engineer / Reviewer (2 ชั่วโมง) **เป้าหมาย:** รับและ Review เอกสาร, ตอบ RFA, ดู Circulation | Module | หัวข้อ | เวลา | | ------ | ------------------------------------------------- | ------- | | D1 | Login + Dashboard + Notification Bell | 15 นาที | | D2 | ดู Correspondence ที่รับเข้ามา + PDF Viewer | 20 นาที | | D3 | **Review RFA** — Approved / w.Comments / Rejected | 30 นาที | | D4 | ดู Shop Drawing ใน PDF Viewer (Streaming) | 15 นาที | | D5 | ตอบ Circulation ที่ได้รับมอบหมาย | 15 นาที | | D6 | ค้นหาเอกสาร + ดู Workflow History | 10 นาที | | D7 | ตั้งค่า Notification (Email/LINE) | 5 นาที | | — | **Q&A** | 10 นาที | **Deliverables:** - [ ] Reviewer Quick Guide (A4 2 หน้า) - [ ] Video Tutorial: "วิธี Review RFA" (10 นาที) --- ### 4.5 Group E — Viewer / Auditor / Management (1 ชั่วโมง) **เป้าหมาย:** ดู Dashboard, ค้นหา, ดาวน์โหลดรายงาน | Module | หัวข้อ | เวลา | | ------ | ----------------------------- | ------- | | E1 | Login + Dashboard Overview | 10 นาที | | E2 | ค้นหาเอกสารและดู Status | 15 นาที | | E3 | อ่านเอกสารใน PDF Viewer | 10 นาที | | E4 | ดู Audit Log (สำหรับ Auditor) | 10 นาที | | E5 | ตั้งค่า Notification | 5 นาที | | — | **Q&A** | 10 นาที | **Deliverables:** - [ ] Viewer Quick Start (A4 1 หน้า, ภาษาไทย + อังกฤษ) --- ## 5. 🎥 Training Materials Checklist ### 5.1 เอกสาร (Documents) | Material | Target | สถานะ | Deadline | | ---------------------------- | ---------- | --------------------------- | ----------- | | System Admin Runbook | Group A | ⬜ ต้องสร้าง | T-4 สัปดาห์ | | Org Admin User Manual | Group B | ⬜ ต้องสร้าง | T-4 สัปดาห์ | | Document Control User Manual | Group C | ⬜ ต้องสร้าง | T-4 สัปดาห์ | | Reviewer Quick Guide | Group D | ⬜ ต้องสร้าง | T-3 สัปดาห์ | | Viewer Quick Start | Group E | ⬜ ต้องสร้าง | T-3 สัปดาห์ | | Glossary / คำศัพท์ระบบ | ทุก Role | ✅ มี (`00-02-glossary.md`) | — | | FAQ (10 ข้อพบบ่อย) | Group C, D | ⬜ ต้องสร้าง | T-2 สัปดาห์ | ### 5.2 Video Tutorials | Video | ความยาว | Target | สถานะ | | --------------------------------- | ------- | -------- | ----- | | ภาพรวมระบบ (System Intro) | 5 นาที | ทุก Role | ⬜ | | วิธีสร้างและส่ง Correspondence | 10 นาที | Group C | ⬜ | | วิธีสร้างและส่ง RFA + Transmittal | 15 นาที | Group C | ⬜ | | วิธี Review RFA | 10 นาที | Group D | ⬜ | | วิธีสร้าง Circulation Sheet | 8 นาที | Group C | ⬜ | | ค้นหาเอกสารและใช้ Filter | 5 นาที | ทุก Role | ⬜ | > **เครื่องมือแนะนำ:** OBS Studio (Screen Record) + CapCut / DaVinci Resolve (Edit) + Loom (Quick Share) ### 5.3 Hands-on Training Scenarios (บน Staging) ```markdown Scenario 1: "ส่ง RFA ครั้งแรก" (Group C) ─────────────────────────────────────── 1. Login ด้วย Account Contractor A 2. Upload Shop Drawing (ไฟล์ PDF ตัวอย่าง) 3. สร้าง RFA Type: Shop Drawing — Discipline: STR 4. สร้าง Transmittal → แนบ RFA → Submit 5. ยืนยัน: Notification ถูกส่ง | เลขเอกสารถูกออก Scenario 2: "Review และ Approve RFA" (Group D) ───────────────────────────────────────────── 1. Login ด้วย Account Engineer (TEAM หรือ คคง.) 2. ดู Notification Bell → เปิด RFA ที่ได้รับ 3. ดู Shop Drawing ใน PDF Viewer 4. คลิก "Approved with Comments" + กรอก Comment 5. ยืนยัน: Contractor ได้รับ Notification Scenario 3: "สร้าง Circulation และติดตาม" (Group C) ─────────────────────────────────────────────── 1. รับเอกสาร Correspondence ใน Inbox 2. สร้าง Circulation Sheet → Assign Main, Action, Info 3. กำหนด Deadline 3 วัน 4. Assignee Login → ดู My Tasks → ตอบกลับ 5. Document Control ปิด Circulation ``` --- ## 6. 🏆 Train-the-Trainer Program ### 6.1 เป้าหมาย แต่ละองค์กรมี **Internal Trainer** 1 คน ที่สามารถ: - สอน User ใหม่ในองค์กรได้ด้วยตัวเอง - ตอบ FAQ เบื้องต้นโดยไม่ต้องติดต่อ NAP - รายงาน Issues ผ่าน Support Channel ได้ถูกต้อง ### 6.2 Internal Trainer คุณสมบัติ - มักเป็น **Document Control** อาวุโส หรือ Org Admin - เข้าร่วม Training Group A หรือ C ก่อน - ผ่าน Hands-on Practice Scenario ทั้ง 3 ครบ - ได้รับ "Trainer Kit" (Materials + Access พิเศษ) ### 6.3 Trainer Kit ``` 📦 Trainer Kit ประกอบด้วย: ├── 📄 User Manuals (ทุก Role) — สำหรับแจกจ่าย ├── 🎥 Video Tutorials — ลิงก์ internal host ├── 🃏 Training Scenario Scripts (3 Scenarios) ├── ❓ FAQ Document ├── 📊 Staging Environment Access (ไม่กระทบ Production) └── 📞 Escalation Contact: Nattanin (Line/Email) ``` --- ## 7. 🆘 Support Desk Setup ### 7.1 Support Tiers ``` Level 1 — Internal Trainer (Self-service, 0-4 ชั่วโมง) │ └── FAQ Document + Video Tutorials │ ↓ ถ้าแก้ไม่ได้ Level 2 — Org Admin / Document Control (4-24 ชั่วโมง) │ └── ติดต่อ Internal Trainer ขององค์กร │ ↓ ถ้าแก้ไม่ได้ Level 3 — NAP Support (1-2 วันทำการ) └── LINE Group / Email → Nattanin ↓ ถ้าเป็น Bug หรือ System Issue Level 4 — Dev Team (Hotfix / Patch) └── Fix + Deploy + Notify ``` ### 7.2 Support Channels | Channel | ใช้เมื่อ | Response Time | | -------------------------------- | ------------------------- | ------------------------- | | **LINE Group** (NAP-DMS Support) | ปัญหาเร่งด่วน, ถามวิธีใช้ | 2-4 ชั่วโมง (ในเวลาทำงาน) | | **Email** nattanin@[domain] | รายงาน Bug, ขอ Feature | 1-2 วันทำการ | | **FAQ Document** | ปัญหาทั่วไป | ทันที (Self-service) | | **Video Tutortials** | ต้องการดูวิธีใช้ซ้ำ | ทันที (Self-service) | ### 7.3 Hypercare Period (Go-Live Month 1) **สัปดาห์ 1-2 (Go-Live):** - NAP ทีม On-Call: 08:00–18:00 ทุกวันทำการ - Daily Check-in กับ Internal Trainers ทุกองค์กร (15 นาที) - Bug Tracker: บันทึก Issues ทั้งหมด (Priority P0-P3) **สัปดาห์ 3-4:** - On-Call: ตามปกติ (Response ภายใน 4 ชั่วโมง) - Weekly Review: สรุป Issues + แก้ไข + FAQ Update **หลัง 1 เดือน:** - Standard Support (Level 1-4 ตามปกติ) - Monthly Review Meeting ### 7.4 Bug Priority & SLA | Priority | ตัวอย่าง | Response | Resolution | | ----------------- | ----------------------- | ---------- | ---------- | | **P0 — Critical** | ระบบล่ม, Data Loss | 30 นาที | 4 ชั่วโมง | | **P1 — High** | Login ไม่ได้, เอกสารหาย | 2 ชั่วโมง | 24 ชั่วโมง | | **P2 — Medium** | Feature ทำงานผิด | 4 ชั่วโมง | 3 วัน | | **P3 — Low** | UI ผิดเล็กน้อย, Typo | 24 ชั่วโมง | 2 สัปดาห์ | --- ## 8. 📢 Change Management Communication Plan ### 8.1 Communication Timeline | เวลา | ข้อความ | ช่องทาง | ผู้รับ | | ----------- | -------------------------------------- | ------------ | ------------------- | | T-8 สัปดาห์ | Announcement: ระบบใหม่กำลังจะมา | Email + LINE | ผู้บริหารทุกองค์กร | | T-4 สัปดาห์ | Training Schedule แจ้งรายละเอียด | Email | Org Admin ทุกองค์กร | | T-2 สัปดาห์ | Training Reminder + Staging Access | Email + LINE | ทุก User | | T-1 สัปดาห์ | "1 สัปดาห์แล้ว!" + Go-Live Date | Email + LINE | ทุก User | | Go-Live Day | Go-Live Announcement + Support Contact | Email + LINE | ทุก User | | T+2 สัปดาห์ | Feedback Survey (Google Form) | Email | ผู้ใช้งานทุกคน | | T+1 เดือน | Summary Report ต่อผู้บริหาร | Meeting | Project Management | ### 8.2 Key Messages **สำหรับผู้บริหาร:** > "ระบบ LCBP3-DMS ช่วยให้ติดตามสถานะเอกสารได้ Real-time, ลดเวลา Cycle RFA จาก 2 สัปดาห์เหลือ 3 วัน, และมี Audit Trail ครบถ้วน" **สำหรับ Document Control:** > "ระบบนี้ช่วยลดการทำงานซ้ำซ้อนจาก Email ไปสู่ Workflow อัตโนมัติ เลขเอกสารออกอัตโนมัติ ไม่ต้องจำหรือนับมือ" **สำหรับ Engineer / Reviewer:** > "รับ Notification ทันทีเมื่อมี RFA ใหม่ ดู PDF ในระบบโดยไม่ต้อง Download คลิก Approve ได้เลย" ### 8.3 Resistance Management | กลุ่มที่อาจต้าน | เหตุผล | วิธีรับมือ | | ---------------------- | ---------------- | ---------------------------------------- | | ผู้ใช้ที่คุ้นชิน Email | "Email ง่ายกว่า" | แสดง Case Study: วันไหน RFA ตกหล่น | | ผู้บริหารอาวุโส | "ไม่ถนัด IT" | เน้น: ดูสถานะได้ 1 คลิก, ไม่ต้องโทรถาม | | Document Control | "งานเพิ่มขึ้น" | แสดง: Auto-Number, Auto-Notify ลดงานจริง | | IT/Ops ที่คุ้นระบบเดิม | "Server อะไรอีก" | ADR-015, Docker ง่ายต่อ Maintain | --- ## 9. 📊 Training KPIs & Success Criteria | KPI | Target | วิธีวัด | | --------------------------- | ------------------------------------------ | ----------------------------- | | Training Attendance | > 90% ของ Users ทุก Group | Sign-in Sheet | | Post-Training Quiz Score | > 80% เฉลี่ย | Online Quiz (Google Form) | | Hands-on Scenario Pass Rate | > 90% ทำ Scenario 1-3 ได้ | Trainer Assessment | | Support Tickets Week 1 | < 20 tickets (แสดง Training มีประสิทธิภาพ) | Support Log | | User Adoption Month 1 | > 70% Login ทุกวันทำการ | System Analytics | | User Adoption Month 3 | > 90% Active Users | System Analytics | | Satisfaction Score | > 4.0/5.0 | Feedback Survey (T+2 สัปดาห์) | --- ## 10. ✅ Training Readiness Checklist (Pre Go-Live) ### Materials - [ ] System Admin Runbook สร้างเสร็จ + Review แล้ว - [ ] Document Control User Manual สร้างเสร็จ - [ ] Quick Guides (Reviewer, Viewer) สร้างเสร็จ - [ ] Video Tutorials อย่างน้อย 3 clips - [ ] FAQ Document (10+ ข้อ) สร้างเสร็จ - [ ] Training Scenarios (Staging Data) เตรียมพร้อม ### Infrastructure - [ ] Staging Environment Deploy แล้ว (Mirror Production) - [ ] Test Users ทุก Role สร้างแล้ว (1 ชุดต่อ Org) - [ ] Email + LINE Notify บน Staging ทำงาน (Test Mode) - [ ] Staging URL แจ้ง Trainers แล้ว ### People - [ ] Internal Trainer แต่ละองค์กร ระบุชื่อแล้ว - [ ] Train-the-Trainer Session เสร็จแล้ว - [ ] Training Schedule แจ้งทุกคนแล้ว - [ ] Support LINE Group สร้างแล้ว + เพิ่ม Users ### Process - [ ] Bug Report Process อธิบายให้ Trainers แล้ว - [ ] Escalation Path ชัดเจน - [ ] Hypercare Schedule ตกลงกันแล้ว (ว่าใครรับผิดชอบวันไหน) --- ## 📝 Document Control - **Version:** 1.0.0 | **Status:** DRAFT - **Created:** 2026-03-11 | **Owner:** Nattanin Peancharoen - **Next Review:** T-4 สัปดาห์ก่อน Go-Live - **Classification:** Internal Use Only