admin
586 lines
33 KiB
Markdown
586 lines
33 KiB
Markdown
# 📊 KPI Baseline Data & Measurement Plan — LCBP3-DMS v1.8.0
|
||
|
||
---
|
||
|
||
title: 'KPI Baseline Data, Measurement Methodology, and Success Tracking'
|
||
version: 1.0.0
|
||
status: DRAFT — Baseline Collection Pending
|
||
owner: Nattanin Peancharoen (Product Owner)
|
||
last_updated: 2026-03-11
|
||
related:
|
||
|
||
- specs/00-Overview/00-03-product-vision.md
|
||
- specs/00-Overview/README.md
|
||
- specs/01-Requirements/01-05-acceptance-criteria.md
|
||
- specs/00-Overview/00-04-stakeholder-signoff-and-risk.md
|
||
|
||
---
|
||
|
||
> [!IMPORTANT]
|
||
> **ต้องเก็บข้อมูล Baseline (As-Is State) ก่อน Go-Live อย่างน้อย T-2 สัปดาห์**
|
||
> ข้อมูล Baseline คือ "ตัวเลขก่อนระบบ" — ใช้เปรียบเทียบหลัง Go-Live เพื่อพิสูจน์ Value ของระบบ
|
||
|
||
---
|
||
|
||
## 1. 🎯 KPI Framework Overview
|
||
|
||
```
|
||
Business Goal → Success Metric → KPI → Baseline → Target → Measurement Method
|
||
```
|
||
|
||
### Category ของ KPIs
|
||
|
||
| Category | วัดอะไร | Primary Audience |
|
||
| ----------------------- | ------------------------------ | ---------------- |
|
||
| **Efficiency** | ลดเวลาและลดงานซ้ำซ้อน | PM, ผู้บริหาร |
|
||
| **Data Quality** | ความถูกต้องและสมบูรณ์ของข้อมูล | Document Control |
|
||
| **Adoption** | การใช้งานระบบจริง | PO, IT |
|
||
| **System Performance** | ความเสถียรและความเร็ว | Dev, IT |
|
||
| **User Satisfaction** | ความพึงพอใจของผู้ใช้ | PO, Management |
|
||
| **Security/Compliance** | ความปลอดภัยและการตรวจสอบ | กทท., Auditor |
|
||
|
||
---
|
||
|
||
## 2. 📋 KPI Register พร้อม Baseline
|
||
|
||
### KPI-EFF-001: RFA Cycle Time (วัฏจักรอนุมัติ)
|
||
|
||
**Category:** Efficiency | **Priority:** 🔴 Critical
|
||
|
||
| Attribute | Value |
|
||
| ----------------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
|
||
| **คำอธิบาย** | เวลาเฉลี่ยตั้งแต่ Contractor ส่ง RFA จนถึงได้รับคำตอบสุดท้าย |
|
||
| **หน่วย** | วัน (Calendar Days) |
|
||
| **Baseline (As-Is)** | 📋 **รอเก็บข้อมูล** — ประมาณ 14–21 วัน (จาก Email เดิม) |
|
||
| **Target (Month 1)** | ≤ 7 วัน |
|
||
| **Target (Month 3)** | ≤ 5 วัน |
|
||
| **Target (Month 6)** | ≤ 3 วัน |
|
||
| **วิธีเก็บ Baseline** | Analyze Email Thread: วัน Submit Email → วัน Reply สุดท้าย (30 RFAs ล่าสุด) |
|
||
| **วิธีวัดหลัง Go-Live** | `SELECT AVG(DATEDIFF(closed_date, submitted_date)) FROM workflow_instances WHERE type='RFA' AND status='CLOSED'` |
|
||
| **Frequency** | Monthly Report |
|
||
| **Owner** | PO + สค. (Data Collection) |
|
||
|
||
**ข้อมูล Baseline ที่ต้องเก็บ:**
|
||
|
||
```
|
||
แบบฟอร์ม Baseline RFA:
|
||
- เลขที่ RFA (เดิม):
|
||
- วันที่ส่ง (Email):
|
||
- วันที่ได้รับคำตอบ:
|
||
- ระยะเวลา (วัน):
|
||
- ผลลัพธ์: Approved / AW Comments / Rejected
|
||
- องค์กรที่ส่ง:
|
||
- Discipline:
|
||
```
|
||
|
||
---
|
||
|
||
### KPI-EFF-002: Document Number Error Rate
|
||
|
||
**Category:** Efficiency + Data Quality | **Priority:** 🔴 Critical
|
||
|
||
| Attribute | Value |
|
||
| ----------------------- | ------------------------------------------------------------------------ |
|
||
| **คำอธิบาย** | % ของเลขเอกสารที่ผิดพลาด (ซ้ำ, ผิด Format, ต้องยกเลิกและออกใหม่) |
|
||
| **หน่วย** | % จากเอกสารทั้งหมดที่ออกในเดือนนั้น |
|
||
| **Baseline (As-Is)** | 📋 **รอเก็บข้อมูล** — ประมาณ 5–15% (จากการนับมือ) |
|
||
| **Target** | 0% (Zero Tolerance — ระบบ Auto-Number) |
|
||
| **วิธีเก็บ Baseline** | สัมภาษณ์ Document Control แต่ละองค์กร + นับจากเอกสาร 3 เดือนล่าสุด |
|
||
| **วิธีวัดหลัง Go-Live** | Count `document_number_reservations.status = 'CANCELLED'` / Total Issued |
|
||
| **Frequency** | Monthly |
|
||
| **Owner** | Document Control (Baseline) + System (Auto-measure) |
|
||
|
||
---
|
||
|
||
### KPI-EFF-003: Time to Find Document (ค้นหาเอกสาร)
|
||
|
||
**Category:** Efficiency | **Priority:** 🟠 High
|
||
|
||
| Attribute | Value |
|
||
| ----------------------- | ------------------------------------------------------------------ |
|
||
| **คำอธิบาย** | เวลาเฉลี่ยที่ใช้ค้นหาเอกสารที่ต้องการ |
|
||
| **หน่วย** | นาที |
|
||
| **Baseline (As-Is)** | 📋 **รอเก็บข้อมูล** — ประมาณ 15–30 นาที (ผ่าน Email/Drive แบบเดิม) |
|
||
| **Target** | < 1 นาที (ผ่าน Elasticsearch) |
|
||
| **วิธีเก็บ Baseline** | User Survey + Observation: จับเวลาค้นหาเอกสาร 5 ครั้ง × 5 User |
|
||
| **วิธีวัดหลัง Go-Live** | Search Response Time จาก Elasticsearch API Metrics + User Survey |
|
||
| **Frequency** | Quarterly Survey + Continuous System Metric |
|
||
| **Owner** | PO |
|
||
|
||
---
|
||
|
||
### KPI-EFF-004: Manual Follow-up Calls Reduction
|
||
|
||
**Category:** Efficiency | **Priority:** 🟠 High
|
||
|
||
| Attribute | Value |
|
||
| ----------------------- | ------------------------------------------------------------------------- |
|
||
| **คำอธิบาย** | จำนวนครั้งที่ต้องโทร/Line เพื่อถามสถานะเอกสารต่อสัปดาห์ |
|
||
| **หน่วย** | ครั้ง/สัปดาห์ (per Document Control) |
|
||
| **Baseline (As-Is)** | 📋 **รอเก็บข้อมูล** — บันทึก 2 สัปดาห์ก่อน Go-Live |
|
||
| **Target** | ลดลง > 80% (Real-time tracking ช่วย) |
|
||
| **วิธีเก็บ Baseline** | Document Control บันทึกจำนวน Follow-up Calls ต่อวัน 2 สัปดาห์ก่อน Go-Live |
|
||
| **วิธีวัดหลัง Go-Live** | Survey (Month 1, Month 3): "สัปดาห์ที่ผ่านมาโทรถามสถานะเอกสารกี่ครั้ง?" |
|
||
| **Frequency** | Monthly Survey |
|
||
| **Owner** | PO + Document Control |
|
||
|
||
---
|
||
|
||
### KPI-ADOPT-001: User Adoption Rate (Login Rate)
|
||
|
||
**Category:** Adoption | **Priority:** 🔴 Critical
|
||
|
||
| Attribute | Value |
|
||
| ------------------ | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ |
|
||
| **คำอธิบาย** | % ของ Active Users ที่ Login เข้าระบบอย่างน้อย 1 ครั้ง/วัน |
|
||
| **หน่วย** | % จาก Total Active User Accounts |
|
||
| **Baseline** | N/A (ระบบใหม่ — ไม่มี Baseline) |
|
||
| **Target Week 1** | > 50% |
|
||
| **Target Month 1** | > 70% |
|
||
| **Target Month 3** | > 90% |
|
||
| **วิธีวัด** | `SELECT COUNT(DISTINCT user_id) / total_users FROM audit_logs WHERE action='USER_LOGIN' AND created_at >= today-1` |
|
||
| **Dashboard** | Grafana Panel: "Daily Active Users" |
|
||
| **Frequency** | Daily (Hypercare) → Weekly (Month 2+) |
|
||
| **Owner** | PO + IT |
|
||
|
||
---
|
||
|
||
### KPI-ADOPT-002: Feature Adoption Rate (Core Workflows)
|
||
|
||
**Category:** Adoption | **Priority:** 🟠 High
|
||
|
||
| Attribute | Value |
|
||
| ------------------ | ----------------------------------------------------------------------------------------------------- |
|
||
| **คำอธิบาย** | % ของ Active Users ที่ใช้ Core Feature จริง (ไม่ใช่แค่ Login) |
|
||
| **หน่วย** | % |
|
||
| **Target Month 1** | > 50% ใช้ Dashboard + Search |
|
||
| **Target Month 3** | > 80% ใช้ Workflow (Submit/Approve อย่างน้อย 1 ครั้ง) |
|
||
| **วิธีวัด** | Audit Log Analysis: count unique users ที่มี action = 'DOCUMENT_SUBMITTED' หรือ 'WORKFLOW_TRANSITION' |
|
||
| **Frequency** | Monthly |
|
||
| **Owner** | PO |
|
||
|
||
---
|
||
|
||
### KPI-ADOPT-003: Support Ticket Volume Trend
|
||
|
||
**Category:** Adoption | **Priority:** 🟠 High
|
||
|
||
| Attribute | Value |
|
||
| ------------------ | -------------------------------------------------------------------- |
|
||
| **คำอธิบาย** | จำนวน Support Tickets ต่อสัปดาห์ (Trend ลดลง = ระบบ Usable มากขึ้น) |
|
||
| **หน่วย** | Tickets/สัปดาห์ |
|
||
| **Baseline** | N/A |
|
||
| **Target Week 1** | < 30 tickets (Hypercare acceptable) |
|
||
| **Target Month 1** | < 15 tickets |
|
||
| **Target Month 3** | < 5 tickets |
|
||
| **วิธีวัด** | LINE Group message count (manual) หรือ Helpdesk ticketing tool ถ้ามี |
|
||
| **Frequency** | Weekly |
|
||
| **Owner** | NAP Support |
|
||
|
||
---
|
||
|
||
### KPI-PERF-001: API Response Time (P90)
|
||
|
||
**Category:** System Performance | **Priority:** 🔴 Critical
|
||
|
||
| Attribute | Value |
|
||
| ------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------------- |
|
||
| **คำอธิบาย** | 90th Percentile response time ของ API requests ทั้งหมด |
|
||
| **หน่วย** | Milliseconds |
|
||
| **Target** | < 200ms (P90) ตาม AC-PERF-001 |
|
||
| **Alert Threshold** | > 500ms ต่อเนื่อง 5 นาที → Alert |
|
||
| **Critical** | > 1000ms ต่อเนื่อง 1 นาที → PagerDuty |
|
||
| **วิธีวัด** | Prometheus + Grafana: `histogram_quantile(0.9, rate(http_request_duration_seconds_bucket[5m]))` |
|
||
| **Frequency** | Continuous (Real-time dashboard) |
|
||
| **Owner** | NAP Dev |
|
||
|
||
---
|
||
|
||
### KPI-PERF-002: System Uptime
|
||
|
||
**Category:** System Performance | **Priority:** 🔴 Critical
|
||
|
||
| Attribute | Value |
|
||
| ------------- | ----------------------------------------------------- |
|
||
| **คำอธิบาย** | % ของเวลาที่ระบบพร้อมใช้งาน (ในเวลาทำงาน 08:00-18:00) |
|
||
| **หน่วย** | % |
|
||
| **Target** | ≥ 99.5% (ตาม ADR-015) |
|
||
| **คำนวณ** | ≥ 99.5% = Downtime ≤ 2.16 ชม./เดือน |
|
||
| **วิธีวัด** | Uptime Kuma + Prometheus: Health Check Endpoint |
|
||
| **Frequency** | Real-time + Monthly SLA Report |
|
||
| **Owner** | NAP Dev + IT |
|
||
|
||
**Uptime Calculation Template:**
|
||
|
||
```
|
||
เดือน: __________
|
||
Total Hours (08:00-18:00, วันทำงาน): ___ ชั่วโมง
|
||
Downtime รวม: ___ นาที
|
||
Uptime %: ((Total Hours × 60 - Downtime) / (Total Hours × 60)) × 100
|
||
```
|
||
|
||
---
|
||
|
||
### KPI-PERF-003: File Scan Success Rate
|
||
|
||
**Category:** Security | **Priority:** 🟠 High
|
||
|
||
| Attribute | Value |
|
||
| ------------- | ------------------------------------------------------------------------------------ |
|
||
| **คำอธิบาย** | % ของไฟล์อัปโหลดที่ถูก Scan โดย ClamAV สำเร็จ (ไม่ใช่ Skip หรือ Error) |
|
||
| **หน่วย** | % |
|
||
| **Target** | ≥ 99.9% (ทุกไฟล์ต้อง Scan) |
|
||
| **วิธีวัด** | Audit Log: COUNT(action='FILE_VIRUS_SCAN_COMPLETED') / COUNT(action='FILE_UPLOADED') |
|
||
| **Frequency** | Daily Check |
|
||
| **Owner** | NAP Dev |
|
||
|
||
---
|
||
|
||
### KPI-SAT-001: User Satisfaction Score (CSAT)
|
||
|
||
**Category:** User Satisfaction | **Priority:** 🟠 High
|
||
|
||
| Attribute | Value |
|
||
| ------------------ | ----------------------------------------- |
|
||
| **คำอธิบาย** | คะแนนความพึงพอใจโดยรวมของผู้ใช้ระบบ (1–5) |
|
||
| **หน่วย** | คะแนน (1.0–5.0) |
|
||
| **Baseline** | N/A |
|
||
| **Target Month 1** | ≥ 3.5/5.0 (ยังอยู่ใน Learning Curve) |
|
||
| **Target Month 3** | ≥ 4.0/5.0 |
|
||
| **Target Month 6** | ≥ 4.3/5.0 |
|
||
| **วิธีวัด** | Google Forms Survey (แบบสอบถาม) |
|
||
| **Frequency** | Month 1, Month 3, Month 6 |
|
||
| **Owner** | PO |
|
||
|
||
---
|
||
|
||
### KPI-SAT-002: System Ease of Use Score (SUS-lite)
|
||
|
||
**Category:** User Satisfaction | **Priority:** 🟡 Medium
|
||
|
||
| Attribute | Value |
|
||
| ------------------ | ----------------------------------------------------------- |
|
||
| **คำอธิบาย** | "ระบบนี้ง่ายต่อการใช้งาน" (1=ไม่เห็นด้วยมาก, 5=เห็นด้วยมาก) |
|
||
| **หน่วย** | คะแนน (1.0–5.0) |
|
||
| **Target Month 3** | ≥ 4.0/5.0 |
|
||
| **วิธีวัด** | ใน Survey เดียวกับ KPI-SAT-001 |
|
||
| **Frequency** | Month 1, Month 3 |
|
||
| **Owner** | PO |
|
||
|
||
---
|
||
|
||
### KPI-SEC-001: Audit Log Coverage Rate
|
||
|
||
**Category:** Security/Compliance | **Priority:** 🔴 Critical
|
||
|
||
| Attribute | Value |
|
||
| ------------- | ------------------------------------------------------------------------------------- |
|
||
| **คำอธิบาย** | % ของ User Actions ที่ถูกบันทึกใน Audit Log |
|
||
| **หน่วย** | % |
|
||
| **Target** | 100% (ทุก Action ต้องบันทึก — AC-AUDIT-001) |
|
||
| **วิธีวัด** | Spot Check: ทำ Action → ตรวจ audit_logs ว่ามี Record หรือไม่ (Manual QA ก่อน Go-Live) |
|
||
| **Frequency** | Pre Go-Live Audit + Monthly Spot Check |
|
||
| **Owner** | NAP Dev |
|
||
|
||
---
|
||
|
||
### KPI-SEC-002: Security Incident Count
|
||
|
||
**Category:** Security | **Priority:** 🔴 Critical
|
||
|
||
| Attribute | Value |
|
||
| ------------- | --------------------------------------------------------------------- |
|
||
| **คำอธิบาย** | จำนวน Security Incidents ที่ตรวจพบ (Unauthorized access, Virus, etc.) |
|
||
| **หน่วย** | จำนวนครั้ง |
|
||
| **Target** | 0 (Zero Incidents ในเวลาทำงาน) |
|
||
| **Threshold** | > 0 Critical → Immediate escalation |
|
||
| **วิธีวัด** | Security Audit Log Dashboard (Grafana) |
|
||
| **Frequency** | Daily Check (Hypercare) → Weekly |
|
||
| **Owner** | NAP Dev + IT |
|
||
|
||
---
|
||
|
||
## 3. 📅 Baseline Data Collection Plan
|
||
|
||
### T-4 สัปดาห์ก่อน Go-Live: เตรียม
|
||
|
||
- [ ] ออกแบบ Survey Form สำหรับ User Baseline
|
||
- [ ] เตรียม Template บันทึกข้อมูล Email-based RFAs
|
||
- [ ] นัด Document Control แต่ละองค์กรเพื่อเก็บข้อมูล
|
||
- [ ] กำหนด Baseline Period: 3 เดือนย้อนหลัง (ธ.ค. 2568 – ก.พ. 2569)
|
||
|
||
### T-3 สัปดาห์: เก็บ Baseline ข้อมูล Process
|
||
|
||
**สิ่งที่ต้องเก็บ:**
|
||
|
||
```
|
||
📋 BASELINE COLLECTION FORMS:
|
||
|
||
Form A: RFA Cycle Time (KPI-EFF-001)
|
||
──────────────────────────────────
|
||
สัมภาษณ์กับ Document Control แต่ละ Org
|
||
เก็บข้อมูล RFA 30 ฉบับล่าสุด (จากระบบเดิม):
|
||
|
||
| # | เลข RFA เดิม | วันที่ส่ง | วันที่ตอบ | ระยะเวลา (วัน) | ผลลัพธ์ |
|
||
|---|-------------|----------|----------|--------------|--------|
|
||
| 1 | | | | | |
|
||
...
|
||
Average: ___ วัน | Min: ___ | Max: ___
|
||
|
||
Form B: Document Number Error (KPI-EFF-002)
|
||
───────────────────────────────────────────
|
||
จากเอกสาร 3 เดือนล่าสุด:
|
||
- เอกสารที่ออกทั้งหมด: ___ ฉบับ
|
||
- เลขที่ผิดพลาด/ซ้ำ ต้องยกเลิก: ___ ฉบับ
|
||
- Error Rate: ___%
|
||
|
||
Form C: Follow-up Calls (KPI-EFF-004)
|
||
────────────────────────────────────
|
||
Document Control บันทึกเป็นเวลา 2 สัปดาห์:
|
||
วันที่ | จำนวนครั้งที่โทรถามสถานะ
|
||
...
|
||
|
||
Form D: Time to Find Document (KPI-EFF-003)
|
||
───────────────────────────────────────────
|
||
สังเกตการณ์ 5 User × 5 ครั้ง:
|
||
"ค้นหา [เอกสารที่ระบุ] ใช้เวลากี่นาที?"
|
||
| User | ครั้งที่ 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | เฉลี่ย |
|
||
...
|
||
```
|
||
|
||
### T-2 สัปดาห์: เก็บ Baseline ข้อมูล User Perception
|
||
|
||
```
|
||
📋 PRE-GO-LIVE USER SURVEY (Google Form)
|
||
|
||
Section 1: ปัญหาปัจจุบัน (ก่อนระบบใหม่)
|
||
1. "ระบบปัจจุบัน (Email) ให้คะแนนความสะดวก" (1–5): ___
|
||
2. "ฉันใช้เวลาค้นหาเอกสารเฉลี่ยครั้งละ" (นาที): ___
|
||
3. "ข้อปัญหาหลักสูงสุด 3 อันดับ" (checkbox)
|
||
4. "ฉันต้องโทรถามสถานะเอกสารสัปดาห์ละ" (ครั้ง): ___
|
||
|
||
Section 2: ความคาดหวังจากระบบใหม่
|
||
5. "สิ่งที่คาดหวังมากที่สุดจากระบบใหม่": (text)
|
||
6. "ความกังวลเกี่ยวกับการเปลี่ยนระบบ": (text)
|
||
```
|
||
|
||
---
|
||
|
||
## 4. 📊 KPI Dashboard Template
|
||
|
||
### Monthly KPI Report Template
|
||
|
||
```markdown
|
||
# Monthly KPI Report — LCBP3-DMS
|
||
|
||
Period: [เดือน ปี] | Generated: [วันที่]
|
||
|
||
## 🟢 On Track / 🟡 Watch / 🔴 Off Track
|
||
|
||
| KPI | Baseline | Target | Actual | Status | Delta |
|
||
| ---------------- | ---------- | ------- | ---------- | -------- | ------- |
|
||
| RFA Cycle Time | \_\_\_ วัน | ≤ 5 วัน | \_\_\_ วัน | 🟢/🟡/🔴 | \_\_\_% |
|
||
| Doc Number Error | \_\_\_% | 0% | \_\_\_% | 🟢/🟡/🔴 | \_\_\_% |
|
||
| User Adoption | N/A | ≥ 70% | \_\_\_% | 🟢/🟡/🔴 | \_\_\_% |
|
||
| API P90 | N/A | < 200ms | \_\_\_ms | 🟢/🟡/🔴 | \_\_\_% |
|
||
| Uptime | N/A | ≥ 99.5% | \_\_\_% | 🟢/🟡/🔴 | \_\_\_% |
|
||
| CSAT Score | N/A | ≥ 4.0 | \_\_\_ | 🟢/🟡/🔴 | \_\_\_% |
|
||
|
||
## 🔍 Highlights
|
||
|
||
[Key findings this month]
|
||
|
||
## ⚠️ Issues & Actions
|
||
|
||
| Issue | Impact | Action | Owner | Deadline |
|
||
...
|
||
|
||
## 📈 Trend Charts
|
||
|
||
[Link to Grafana Dashboard]
|
||
```
|
||
|
||
---
|
||
|
||
## 5. 📈 Target vs. Baseline Summary Table
|
||
|
||
| KPI ID | ชื่อ KPI | หน่วย | Baseline | Target M1 | Target M3 | Target M6 |
|
||
| ------------- | ------------------ | ------------- | ---------- | --------- | --------- | --------- |
|
||
| KPI-EFF-001 | RFA Cycle Time | วัน | ~14-21 | ≤ 7 | ≤ 5 | ≤ 3 |
|
||
| KPI-EFF-002 | Doc Number Error | % | ~5-15% | < 1% | 0% | 0% |
|
||
| KPI-EFF-003 | Time to Find Doc | นาที | ~15-30 | < 3 | < 1 | < 1 |
|
||
| KPI-EFF-004 | Follow-up Calls | ครั้ง/สัปดาห์ | ~10-20 | < 10 | < 5 | < 2 |
|
||
| KPI-ADOPT-001 | User Adoption | % | N/A | > 50% | > 70% | > 90% |
|
||
| KPI-ADOPT-002 | Feature Adoption | % | N/A | > 30% | > 60% | > 80% |
|
||
| KPI-ADOPT-003 | Support Tickets | ครั้ง/สัปดาห์ | N/A | < 30 | < 15 | < 5 |
|
||
| KPI-PERF-001 | API Response P90 | ms | N/A | < 200 | < 200 | < 200 |
|
||
| KPI-PERF-002 | System Uptime | % | N/A | ≥ 99.5% | ≥ 99.5% | ≥ 99.9% |
|
||
| KPI-PERF-003 | File Scan Success | % | N/A | 100% | 100% | 100% |
|
||
| KPI-SAT-001 | CSAT Score | /5.0 | Survey Pre | ≥ 3.5 | ≥ 4.0 | ≥ 4.3 |
|
||
| KPI-SAT-002 | Ease of Use | /5.0 | Survey Pre | ≥ 3.5 | ≥ 4.0 | ≥ 4.2 |
|
||
| KPI-SEC-001 | Audit Coverage | % | N/A | 100% | 100% | 100% |
|
||
| KPI-SEC-002 | Security Incidents | ครั้ง | N/A | 0 | 0 | 0 |
|
||
|
||
---
|
||
|
||
## 6. 🔧 Technical Measurement Implementation
|
||
|
||
### Grafana Dashboard Panels (ต้องสร้างก่อน Go-Live)
|
||
|
||
```yaml
|
||
# Prometheus Metrics to Collect:
|
||
panels:
|
||
- title: 'RFA Cycle Time (Avg)'
|
||
query: |
|
||
avg(
|
||
timestamp(workflow_closed_at) - timestamp(workflow_submitted_at)
|
||
) by (month) WHERE type = 'rfa'
|
||
unit: days
|
||
|
||
- title: 'Daily Active Users'
|
||
query: |
|
||
count(distinct user_id) FROM audit_logs
|
||
WHERE action = 'USER_LOGIN' AND date = today
|
||
|
||
- title: 'API P90 Response Time'
|
||
query: |
|
||
histogram_quantile(0.90,
|
||
rate(http_request_duration_seconds_bucket[5m])
|
||
)
|
||
unit: ms
|
||
alert_threshold: 500
|
||
|
||
- title: 'System Uptime (30d)'
|
||
query: avg_over_time(up[30d]) * 100
|
||
unit: percent
|
||
|
||
- title: 'File Virus Scan Queue'
|
||
query: bullmq_queue_size{queue="virus-scan"}
|
||
|
||
- title: 'Support Tickets This Week'
|
||
query: custom_metric (manual input)
|
||
```
|
||
|
||
### SQL Queries for Business KPIs
|
||
|
||
```sql
|
||
-- KPI-EFF-001: RFA Cycle Time (ต่อเดือน)
|
||
SELECT
|
||
DATE_FORMAT(wi.submitted_at, '%Y-%m') AS month,
|
||
COUNT(*) AS total_rfas,
|
||
AVG(DATEDIFF(wi.closed_at, wi.submitted_at)) AS avg_days,
|
||
MIN(DATEDIFF(wi.closed_at, wi.submitted_at)) AS min_days,
|
||
MAX(DATEDIFF(wi.closed_at, wi.submitted_at)) AS max_days,
|
||
PERCENTILE_CONT(0.50) WITHIN GROUP (ORDER BY DATEDIFF(wi.closed_at, wi.submitted_at)) AS median_days
|
||
FROM workflow_instances wi
|
||
WHERE wi.document_type = 'RFA'
|
||
AND wi.status = 'CLOSED'
|
||
AND wi.closed_at IS NOT NULL
|
||
GROUP BY DATE_FORMAT(wi.submitted_at, '%Y-%m')
|
||
ORDER BY month DESC;
|
||
|
||
-- KPI-ADOPT-001: Daily Active Users
|
||
SELECT
|
||
DATE(created_at) AS date,
|
||
COUNT(DISTINCT user_id) AS daily_active_users,
|
||
(SELECT COUNT(*) FROM users WHERE is_active = 1) AS total_active_users,
|
||
ROUND(COUNT(DISTINCT user_id) * 100.0 /
|
||
(SELECT COUNT(*) FROM users WHERE is_active = 1), 1) AS adoption_rate
|
||
FROM audit_logs
|
||
WHERE action = 'USER_LOGIN'
|
||
AND created_at >= DATE_SUB(NOW(), INTERVAL 30 DAY)
|
||
GROUP BY DATE(created_at)
|
||
ORDER BY date DESC;
|
||
|
||
-- KPI-EFF-002: Document Number Error Rate
|
||
SELECT
|
||
DATE_FORMAT(created_at, '%Y-%m') AS month,
|
||
COUNT(*) AS total_reserved,
|
||
SUM(CASE WHEN status = 'CANCELLED' THEN 1 ELSE 0 END) AS cancelled,
|
||
ROUND(SUM(CASE WHEN status = 'CANCELLED' THEN 1 ELSE 0 END) * 100.0 / COUNT(*), 2) AS error_rate_pct
|
||
FROM document_number_reservations
|
||
WHERE created_at >= DATE_SUB(NOW(), INTERVAL 6 MONTH)
|
||
GROUP BY DATE_FORMAT(created_at, '%Y-%m');
|
||
```
|
||
|
||
---
|
||
|
||
## 7. 📋 User Survey Templates
|
||
|
||
### Post Go-Live Survey (Month 1 & Month 3)
|
||
|
||
```
|
||
📝 LCBP3-DMS User Satisfaction Survey
|
||
Period: [เดือน] | ใช้เวลา: ประมาณ 3 นาที
|
||
|
||
Section 1: ภาพรวม
|
||
━━━━━━━━━━━━━━━
|
||
Q1. โดยรวม ระบบ LCBP3-DMS ช่วยให้การทำงานของคุณดีขึ้น?
|
||
⬜ 1-ไม่เลย ⬜ 2 ⬜ 3 ⬜ 4 ⬜ 5-ดีขึ้นมาก
|
||
|
||
Q2. ระบบนี้ง่ายต่อการใช้งานมากแค่ไหน?
|
||
⬜ 1-ยากมาก ⬜ 2 ⬜ 3 ⬜ 4 ⬜ 5-ง่ายมาก
|
||
|
||
Section 2: Feature Specific
|
||
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
|
||
Q3. Feature ที่คุณใช้บ่อยที่สุด: (checkbox, เลือกได้หลายข้อ)
|
||
⬜ Dashboard ⬜ สร้าง Correspondence ⬜ Review RFA
|
||
⬜ ค้นหาเอกสาร ⬜ Circulation ⬜ ดู Workflow
|
||
|
||
Q4. Feature ที่ยังมีปัญหาหรืออยากให้ปรับปรุง: (text)
|
||
_______________________________________________
|
||
|
||
Section 3: เปรียบเทียบกับระบบเดิม
|
||
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
|
||
Q5. เวลาค้นหาเอกสาร เปรียบกับระบบเดิม:
|
||
⬜ เร็วกว่ามาก ⬜ เร็วกว่านิดหน่อย ⬜ เหมือนเดิม ⬜ ช้ากว่า
|
||
|
||
Q6. จำนวนครั้งที่ต้องโทรถามสถานะ เปรียบกับเดิม:
|
||
⬜ น้อยกว่ามาก ⬜ น้อยกว่า ⬜ เหมือนเดิม ⬜ มากกว่า
|
||
|
||
Section 4: Open Feedback
|
||
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
|
||
Q7. สิ่งที่คุณชอบมากที่สุดในระบบนี้: _______________
|
||
Q8. สิ่งที่คุณอยากให้ปรับปรุงเร่งด่วนที่สุด: ___________
|
||
Q9. คะแนนรวม (NPS): 0-10 — "คุณจะแนะนำระบบนี้ให้เพื่อนร่วมงาน?"
|
||
0──────────────────10
|
||
[0-6: Detractor] [7-8: Passive] [9-10: Promoter]
|
||
```
|
||
|
||
---
|
||
|
||
## 8. 📊 KPI Review Meeting Agenda Template
|
||
|
||
```markdown
|
||
# LCBP3-DMS Monthly KPI Review — [เดือน ปี]
|
||
|
||
วันที่: | เวลา: 30 นาที | ผู้เข้าร่วม: PO, IT, Document Control Lead
|
||
|
||
## Agenda
|
||
|
||
1. KPI Dashboard Review (10 นาที)
|
||
- Performance KPIs: Uptime, API Response
|
||
- Efficiency KPIs: RFA Cycle Time, Error Rate
|
||
- Adoption KPIs: DAU, Feature Adoption
|
||
2. Status Discussion (10 นาที)
|
||
- 🔴 Off Track KPIs: root cause + action plan
|
||
- 🟡 Watch KPIs: monitoring plan
|
||
3. User Feedback Summary (5 นาที)
|
||
- Key themes from support tickets
|
||
- Survey results (if applicable)
|
||
4. Actions for Next Month (5 นาที)
|
||
- [Action] | [Owner] | [Deadline]
|
||
|
||
## Notes / Decisions
|
||
```
|
||
|
||
---
|
||
|
||
## 📝 Document Control
|
||
|
||
- **Version:** 1.0.0 | **Status:** DRAFT — Baseline Collection Pending
|
||
- **Created:** 2026-03-11 | **Owner:** Nattanin Peancharoen
|
||
- **Baseline Collection Deadline:** T-2 สัปดาห์ก่อน Go-Live
|
||
- **First KPI Review:** T+1 เดือนหลัง Go-Live
|
||
- **Classification:** Internal Use Only
|