📝 Documents Management Sytem Version 1.1.0: Application Requirements Specification

📌 1. วัตถุประสงค์

สร้างเว็บแอปพลิเคชั่นสำหรับระบบบริหารจัดการเอกสารโครงการ (Document Management System) ที่สามารถจัดการและควบคุม การสื่อสารด้วยเอกสารที่ซับซ้อน อย่างมีประสิทธิภาพ

มีฟังก์ชันหลักในการอัปโหลด จัดเก็บ ค้นหา แชร์ และควบคุมสิทธิ์การเข้าถึงเอกสาร
ช่วยลดการใช้เอกสารกระดาษ เพิ่มความปลอดภัยในการจัดเก็บข้อมูล
เพิ่มความสะดวกในการทำงานร่วมกันระหว่างองกรณ์

🛠️ 2. สถาปัตยกรรมและเทคโนโลยี (System Architecture & Technology Stack)

ใช้สถาปัตยกรรมแบบ Headless/API-First ที่ทันสมัย ทำงานทั้งหมดบน QNAP Server ผ่าน Container Station เพื่อความสะดวกในการจัดการและบำรุงรักษา, Domain: np-dms.work, มี fix ip, รัน docker command ใน application ของ Container Station ได้โดยตรง, ประกอบด้วย

2.1. Infrastructure & Environment:
- Server: QNAP (Model: TS-473A, RAM: 32GB, CPU: AMD Ryzen V1500B)
- Containerization: Container Station (Docker & Docker Compose) ใช้ UI ของ Container Station เป็นหลัก ในการ configuration และการรัน docker command
- Development Environment: VS Code on Windows 11
- Domain: np-dms.work, www.np-dms.work
- ip: 159.192.126.103
- Docker Network: ทุก Service จะเชื่อมต่อผ่านเครือข่ายกลางชื่อ lcbp3 เพื่อให้สามารถสื่อสารกันได้
- Data Storage: /share/dms-data บน QNAP
- ข้อจำกัด: ไม่สามารถใช้ .env ในการกำหนดตัวแปรภายนอกได้ ต้องกำหนดใน docker-compose.yml เท่านั้น
2.2. Code Hosting:
- Application name: git
- Service: Gitea (Self-hosted on QNAP)
- Service name: gitea
- Domain: git.np-dms.work
- หน้าที่: เป็นศูนย์กลางในการเก็บและจัดการเวอร์ชันของโค้ด (Source Code) สำหรับทุกส่วน
2.3. Backend / Data Platform:
- Application name: lcbp3-backend
- Service: NestJS
- Service name: backend
- Domain: backend.np-dms.work
- Framework: NestJS (Node.js, TypeScript, ESM)
- หน้าที่: จัดการโครงสร้างข้อมูล (Data Models), สร้าง API, จัดการสิทธิ์ผู้ใช้ (Roles & Permissions), และสร้าง Workflow ทั้งหมดของระบบ
2.4. Database:
- Application name: lcbp3-db
- Service: mariadb:10.11
- Service name: mariadb
- Domain: db.np-dms.work
- หน้าที่: ฐานข้อมูลหลักสำหรับเก็บข้อมูลทั้งหมด
- Tooling: DBeaver (Community Edition), phpmyadmin สำหรับการออกแบบและจัดการฐานข้อมูล
2.5. Database management:
- Application name: lcbp3-db
- Service: phpmyadmin:5-apache
- Service name: pma
- Domain: pma.np-dms.work
- หน้าที่: จัดการฐานข้อมูล mariadb ผ่าน Web UI
2.6. Frontend:
- Application name: lcbp3-frontend
- Service: next.js
- Service name: frontend
- Domain: lcbp3.np-dms.work
- Framework: Next.js (App Router, React, TypeScript, ESM)
- Styling: Tailwind CSS + PostCSS
- Component Library: shadcn/ui
- หน้าที่: สร้างหน้าตาเว็บแอปพลิเคชันสำหรับให้ผู้ใช้งานเข้ามาดู Dashboard, จัดการเอกสาร, และติดตามงาน โดยจะสื่อสารกับ Backend ผ่าน API
2.7. Workflow automation:
- Application name: lcbp3-n8n
- Service: n8nio/n8n:latest
- Service name: n8n
- Domain: n8n.np-dms.work
- หน้าที่: จัดการ workflow ระหว่าง Backend และ Line
2.8. Reverse Proxy:
- Application name: lcbp3-npm
- Service: Nginx Proxy Manager (nginx-proxy-manage: latest)
- Service name: npm
- Domain: npm.np-dms.work
- หน้าที่: เป็นด่านหน้าในการรับ-ส่งข้อมูล จัดการโดเมนทั้งหมด, ทำหน้าที่เป็น Proxy ชี้ไปยัง Service ที่ถูกต้อง, และจัดการ SSL Certificate (HTTPS) ให้อัตโนมัติ

📦 3. ข้อกำหนดด้านฟังก์ชันการทำงาน (Functional Requirements)

3.1. การจัดการโครงสร้างโครงการและองค์กร
- 3.1.1. โครงการ (Projects): ระบบต้องสามารถจัดการเอกสารภายในหลายโครงการได้ (ปัจจุบันมี 4 โครงการ และจะเพิ่มขึ้นในอนาคต)
- 3.1.2. สัญญา (Contracts): ระบบต้องสามารถจัดการเอกสารภายในแต่ละสัญญาได้ ในแต่ละโครงการ มีได้หลายสัญญา หรืออย่างน้อย 1 สัญญา
- 3.1.3. องค์กร (Organizations):
  - มีหลายองค์กรในโครงการ องค์กรณ์ที่เป็น Owner, Designer และ Consultant สามารถอยู่ในหลายโครงการและหลายสัญญาได้
  - Contractor จะถือ 1 สัญญา และอยู่ใน 1 โครงการเท่านั้น
3.2. การจัดการเอกสารโต้ตอบ (Correspondence Management)
- 3.2.1. วัตถุประสงค์: เอกสารโต้ตอบ (correspondences) ระหว่างองกรณื-องกรณ์ ภายใน โครงการ (Projects) และระหว่าง องค์กร-องค์กร ภายนอก โครงการ (Projects)
- 3.2.2. ประเภทเอกสาร: ระบบต้องรองรับเอกสารรูปแบบ ไฟล์ PDF หลายประเภท (Types) เช่น จดหมาย (Letter), อีเมล์ (Email), Request for Information (RFI), และสามารถเพิ่มประเภทใหม่ได้ในภายหลัง
- 3.2.3. การสร้างเอกสาร (Correspondence):
  - ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ (เช่น Document Control) สามารถสร้างเอกสารรอไว้ในสถานะ ฉบับร่าง" (Draft) ได้ ซึ่งผู้ใช้งานต่างองค์กรจะมองไม่เห็น
  - เมื่อกด "Submitted" แล้ว การแก้ไข, ถอนเอกสารกลับไปสถานะ Draft, หรือยกเลิก (Cancel) จะต้องทำโดยผู้ใช้ระดับ Admin ขึ้นไป พร้อมระบุเหตุผล
- 3.2.4. การอ้างอิงและจัดกลุ่ม:
  - เอกสารสามารถอ้างถึง (Reference) เอกสารฉบับก่อนหน้าได้หลายฉบับ
  - สามารถกำหนด Tag ได้หลาย Tag เพื่อจัดกลุ่มและใช้ในการค้นหาขั้นสูง
- 3.2.5. การจัดการ: มีการจัดการอย่างน้อยดังนี้ 0 - สามารถกำหนดวันแล้วเสร็จ (Deadline) สำหรับผู้รับผิดชอบของ องกรณ์ ที่อเป็นผู้รับ ได้
  - มีระบบแจ้งเตือน ให้ผู้รับผิดชอบขององกรณ์ที่เป็น ผู้รับ/ผู้ส่ง ทราบ เมื่อมีเอกสารใหม่ หรือมีการเปลี่ยนสถานะ
3.3. การจัดกาแบบคู่สัญญา (Contract Drawing)
- 3.3.1. วัตถุประสงค์: แบบคู่สัญญา (Contract Drawing) ใช้เพื่ออ้างอิงและใช้ในการตรวจสอบ
- 3.3.2. ประเภทเอกสาร: ไฟล์ PDF
- 3.3.3. การสร้างเอกสาร: ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ สามารถสร้างและแก้ไขได้
- 3.3.4. การอ้างอิงและจัดกลุ่ม: ใช้สำหรับอ้างอิง ใน Shop Drawings, มีการจัดหมวดหมู่ของ Contract Drawing
3.4. การจัดกาแบบก่อสร้าง (Shop Drawing)
- 3.4.1. วัตถุประสงค์: แบบก่อสร้าง (Shop Drawing) ใช้เในการตรวจสอบ โดยจัดส่งด้วย Request for Approval (RFA)
- 3.4.2. ประเภทเอกสาร: ไฟล์ PDF
- 3.4.3. การสร้างเอกสาร: ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ สามารถสร้างและแก้ไขได้
- 3.4.4. การอ้างอิงและจัดกลุ่ม: ช้สำหรับอ้างอิง ใน Shop Drawings, มีการจัดหมวดหมู่ของ Shop Drawings
3.5. การจัดการเอกสารขออนุมัติ (Request for Approval & Workflow)
- 3.5.1. วัตถุประสงค์: เอกสารขออนุมัติ (Request for Approval) ใช้ในการส่งเอกสารเพิอขออนุมัติ
- 3.5.2. ประเภทเอกสาร: Request for Approval (RFA) เป็นชนิดหนึ่งของ Correspondence ที่มีลักษณะเฉพาะที่ต้องได้รับการอนุมัติ มีประเภทดังนี้:
  - Request for Drawing Approval (RFA_DWG)
  - Request for Document Approval (RFA_DOC)
  - Request for Method statement Approval (RFA_MES)
  - Request for Material Approval (RFA_MAT)
- 3.5.2. การสร้างเอกสาร: ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ สามารถสร้างและแก้ไขได้
- 3.5.4. การอ้างอิงและจัดกลุ่ม: การจัดการ Drawing (RFA_DWG):
  - เอกสาร RFA_DWG จะประกอบไปด้วย Shop Drawing (shop_drawings) หลายแผ่น ซึ่งแต่ละแผ่นมี Revision ของตัวเอง
  - Shop Drawing แต่ละ Revision สามารถอ้างอิงถึง Contract Drawing (Ccontract_drawings) หลายแผ่น หรือไม่อ้างถึงก็ได้
  - ระบบต้องมีส่วนสำหรับจัดการข้อมูล Master Data ของทั้ง Shop Drawing และ Contract Drawing แยกจากกัน
- 3.6.5. Workflow การอนุมัติ: ต้องรองรับกระบวนการอนุมัติที่ซับซ้อนและเป็นลำดับ เช่น
  - ส่งจาก Originator -> Organization 1 -> Organization 2 -> Organization 3 แล้วส่งผลกลับตามลำดับเดิม (โดยถ้า องกรณ์ใดใน Workflow ให้ส่งกลับ ก็สามารถส่งผลกลับตามลำดับเดิมโดยไม่ต้องรอให้ถึง องกรณืในลำดับถัดไป)
- 3.6.6. การจัดการ: มีการจัดการอย่างน้อยดังนี้ 0 - สามารถกำหนดวันแล้วเสร็จ (Deadline) สำหรับผู้รับผิดชอบของ องกรณ์ ที่อยู่ใน Workflow ได้
  - มีระบบแจ้งเตือน ให้ผู้รับผิดชอบของ องกรณ์ ที่อยู่ใน Workflow ทราบ เมื่อมี RFA ใหม่ หรือมีการเปลี่ยนสถานะ
3.6.การจัดการเอกสารนำส่ง (Transmittals)
- 3.6.1. วัตถุประสงค์: เอกสารนำส่ง ใช้สำหรับ นำส่ง Request for Approval (RFAS) หลายฉบับ ไปยังองค์กรอื่น
- 3.6.2. ประเภทเอกสาร: ไฟล์ PDF
- 3.6.3. การสร้างเอกสาร: ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ สามารถสร้างและแก้ไขได้
- 3.6.4. การอ้างอิงและจัดกลุ่ม: เอกสารนำส่ง เป็นส่วนหนึ่งใน Correspondence
3.7. ใบเวียนเอกสารภายใน (Internal Circulation Sheet)
- 3.7.1. วัตถุประสงค์: การสื่อสาร เอกสาร (Correspondence) ทุกฉบับ จะมีใบเวียนเอกสารเพื่อควบคุมและมอบหมายงานภายในองค์กร (สามารถดูและแก้ไขได้เฉพาะคนในองค์กร)
- 3.7.2. ประเภทเอกสาร: ไฟล์ PDF
- 3.7.3. การสร้างเอกสาร: ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ในองค์กรนั้น สามารถสร้างและแก้ไขได้
- 3.7.4. การอ้างอิงและจัดกลุ่ม: การระบุผู้รับผิดชอบ:
  - ผู้รับผิดชอบหลัก (Main): มีได้หลายคน
  - ผู้ร่วมปฏิบัติงาน (Action): มีได้หลายคน
  - ผู้ที่ต้องรับทราบ (Information): มีได้หลายคน
- 3.7.5. การติดตามงาน:
  - สามารถกำหนดวันแล้วเสร็จ (Deadline) สำหรับผู้รับผิดชอบประเภท Main และ Action ได้
  - มีระบบแจ้งเตือนเมื่อมี Circulation ใหม่ และแจ้งเตือนล่วงหน้าก่อนถึงวันแล้วเสร็จ
  - สามารถปิด Circulation ได้เมื่อดำเนินการตอบกลับไปยังองค์กรผู้ส่ง (Originator) แล้ว หรือ รับทราบแล้ว (For Information)
3.8. ประวัติการแก้ไข (Revisions): ระบบจะเก็บประวัติการสร้างและแก้ไข เอกสารทั้งหมด
3.9. การจัดเก็บ: เอกสารและไฟล์แนบจะถูกจัดเก็บในโฟลเดอร์บน Server (/share/dms-data/) โดยมีการอ้างอิงข้อมูล (Metadata) ในฐานข้อมูล และสามารถจัดเรียงตามวันที่ในเอกสาร (Document Date) ได้ ตัวอย่างเช่น
- Correspondence จัดเก็บใน /share/dms-data/correspondences/YYMMDD/ชื่อไฟล์.pdf
- Request for Approval จัดเก็บใน /share/dms-data/rfas/YYMMDD/ชื่อไฟล์.pdf
- Shop Drawings จัดเก็บใน /share/dms-data/shop_drawings/YYMMDD/ชื่อไฟล์.pdf

🔐 4. ข้อกำหนดด้านสิทธิ์และการเข้าถึง (Access Control Requirements)

4.1. ภาพรวม: ผู้ใช้และองค์กรสามารถดูและแก้ไขเอกสารได้ตามสิทธิ์ที่ได้รับ โดยระบบสิทธิ์จะเป็นแบบ Role-Based Access Control (RBAC)
4.2. ระดับของสิทธิ์:
- Global Roles: สิทธิ์ในภาพรวมของระบบ
- Project-Specific Roles: สิทธิ์ที่ถูกกำหนดให้ผู้ใช้สำหรับโครงการนั้นๆ โดยเฉพาะ (เช่น เป็น Editor ในโครงการ A แต่เป็น Viewer ในโครงการ B)
- Contract-Specific Roles: สิทธิ์ที่ถูกกำหนดให้โครงการสำหรับสัญญานั้นๆ (เช่น เป็น Admin ในสัญญา 1 จะเป็น Admin ใน โครงการ A และ ฺB ที่อยู่ในสัญญา 1)
4.3. บทบาท (Roles) พื้นฐาน:
- Superadmin: ไม่มีข้อจำกัดใดๆ สามารถจัดการได้ทุกอย่างข้ามองค์กร
- Admin: มีสิทธิ์เต็มที่ แต่จำกัดเฉพาะในองค์กรที่ตัวเองสังกัด สามารถจัดการผู้ใช้ในองค์กรได้ สามารถสร้าง Role ใหม่และกำหนดสิทธิ์ (Permissions) เพิ่มเติมได้ในภายหลังผ่านหน้า Admin
- Document Control สามารถ เพิ่ม/แก้ไข/ลบ เอกสาร เฉพาะในองค์กรที่ตัวเองสังกัด ไม่สามารถจัดการผู้ใช้ได้
- Editor: สามารถ เพิ่ม/แก้ไข เอกสารที่กำหนดไว้ เฉพาะในองค์กรที่ตัวเองสังกัด
- Viewer: สามารถดู เอกสาร เฉพาะในองค์กรที่ตัวเองสังกัด
4.4. การบังคับใช้สิทธิ์: สิทธิ์ขององค์กรจะครอบคลุมสิทธิ์ของผู้ใช้ และการเข้าถึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับโครงการ (เช่น การแก้ไขเอกสาร) จะถูกตรวจสอบเทียบกับสิทธิ์ที่ผู้ใช้มีในโครงการนั้นๆ โดยเฉพาะ

👥 5. ข้อกำหนดด้านผู้ใช้งาน (User Interface & Experience)

5.1. Layout หลัก: หน้าเว็บใช้รูปแบบ App Shell ที่ประกอบด้วย:
- Navbar (ส่วนบน): แสดงชื่อระบบ, เมนูผู้ใช้ (Profile), เมนูสำหรับ Admin/Superadmin (จัดการผู้ใช้, จัดการสิทธิ์), และปุ่ม Login/Logout
- Sidebar (ด้านข้าง): เป็นเมนูหลักสำหรับเข้าถึงส่วนที่เกี่ยวกับเอกสารทั้งหมด เช่น Dashboard, Correspondences, RFA, Drawings
- Main Content Area: พื้นที่สำหรับแสดงเนื้อหาหลักของหน้าที่เลือก
5.2. หน้า Landing Page: เป็นหน้าแรกที่แสดงข้อมูลบางส่วนของโครงการสำหรับผู้ใช้ที่ยังไม่ได้ล็อกอิน
5.3. หน้า Dashboard: เป็นหน้าแรกหลังจากล็อกอิน ประกอบด้วย:
- การ์ดสรุปภาพรวม (KPI Cards): แสดงข้อมูลสรุปที่สำคัญขององค์กร เช่น จำนวนเอกสาร, งานที่เกินกำหนด
- ตาราง "งานของฉัน" (My Tasks Table): แสดงรายการงานทั้งหมดจาก Circulation ที่ผู้ใช้ต้องดำเนินการ
5.4. การติดตามสถานะ: องค์กรสามารถติดตามสถานะเอกสารทั้งของตนเอง (Originator) และสถานะเอกสารที่ส่งมาถึงตนเอง (Recipient)
5.5. การจัดการข้อมูลส่วนตัว (Profile Page): ผู้ใช้สามารถจัดการข้อมูลส่วนตัวและเปลี่ยนรหัสผ่านของตนเองได้
5.6. การจัดการเอกสารทางเทคนิค (Technical Documents & Workflow): ผู้ใช้สามารถดู Technical Document ในรูปแบบ Workflow ทั้งหมดได้ในหน้าเดียว, ขั้นตอนที่ยังไม่ถึงหรือผ่านไปแล้วจะเป็นรูปแบบ diable, สามารถดำเนินการได้เฉพาะในขั้นตอนที่ได้รับมอบหมายงาน (active) เช่น ตรวจสอบแล้ว เพื่อไปยังขั้นตอนต่อไป, สิทธิ์ admin ขึ้นไป สามรถกด ไปยังขั้นตอนต่อไป ได้ทุกขั้นตอน, การย้อนกลับ ไปขั้นตอนก่อนหน้า สามารถทำได้โดย สิทธิ์ admin ขึ้นไป

6. ข้อกำหนดที่ไม่ใช่ฟังก์ชันการทำงาน (Non-Functional Requirements)

6.1. การบันทึกการกระทำ (Audit Log): ทุกการกระทำที่สำคัญของผู้ใช้ (สร้าง, แก้ไข, ลบ, ส่ง) จะถูกบันทึกไว้ใน audit_logs เพื่อการตรวจสอบย้อนหลัง
6.2. การค้นหา (Search): ระบบต้องมีฟังก์ชันการค้นหาขั้นสูง ที่สามารถค้นหาเอกสารจากหลายเงื่อนไขพร้อมกันได้ เช่น ค้นหาจากชื่อเรื่อง, ประเภท, วันที่, และ Tag
6.3. การทำรายงาน (Reporting): สามารถจัดทำรายงานสรุปแยกประเภทของ Correspondence ประจำวัน, สัปดาห์, เดือน, และปีได้
6.4. ประสิทธิภาพ (Performance): มีการใช้ Caching กับข้อมูลที่เรียกใช้บ่อย และใช้ Pagination ในตารางข้อมูลเพื่อจัดการข้อมูลจำนวนมาก
6.5. ความปลอดภัย (Security):
- มีระบบ Rate Limiting เพื่อป้องกันการโจมตีแบบ Brute-force
- การจัดการ Secret (เช่น รหัสผ่าน DB, JWT Secret) จะต้องทำผ่าน Environment Variable ของ Docker เพื่อความปลอดภัยสูงสุด

📈 7.

🧩 8.

🎯 📤 📊 ✅ 🔄

26 KiB Raw Blame History