lcbp3/specs/01-requirements/01-03-modules/01-03-02-correspondence.md

3.2 การจัดการเอกสารโต้ตอบ (Correspondence Management)

---

title: 'Functional Requirements: Correspondence Management' version: 1.8.3 status: implemented owner: Nattanin Peancharoen last_updated: 2026-03-31 related:

• specs/01-requirements/01-01-objectives.md
• specs/01-requirements/01-03-modules/01-03-00-index.md
• specs/01-requirements/01-03-modules/01-03-06-unified-workflow.md
• specs/01-requirements/01-03-modules/01-03-08-circulation-sheet.md
• specs/01-requirements/01-06-edge-cases-and-rules.md (EC-CORR-001 ถึง EC-CORR-003)
• specs/03-Data-and-Storage/03-01-data-dictionary.md
• specs/01-requirements/01-02-business-rules/01-02-01-rbac-matrix.md

---

3.2.1. วัตถุประสงค์

เอกสารโต้ตอบ (Correspondence) คือ โครงสร้างข้อมูลหลัก (Parent) ของเอกสารทุกประเภทในระบบ — ทั้ง RFA, RFI, Transmittal, Letter ฯลฯ เป็นการสื่อสารระหว่างองค์กร-องค์กร ภายในโครงการ (Project) รองรับผู้รับหลัก (TO) และผู้รับสำเนา (CC) ได้หลายองค์กร

---

3.2.2. โครงสร้างข้อมูล (Database Tables)

Table	บทบาท
correspondences	ข้อมูล Master: เลขเอกสาร, type, project, originator — ไม่เปลี่ยนตาม revision
correspondence_revisions	ประวัติแต่ละ Revision: subject, body, status, due_date
correspondence_recipients	ผู้รับ TO/CC (M:N กับ organizations)
correspondence_references	การอ้างอิงข้ามเอกสาร (M:N)
correspondence_tags	Tags ที่ติดกับเอกสาร (M:N)
correspondence_revision_attachments	ไฟล์แนบต่อ Revision (M:N กับ attachments)
correspondence_types	Master: ประเภทเอกสาร (Global)
correspondence_status	Master: สถานะเอกสาร (Global)

ข้อสำคัญ: correspondence_number ต้อง UNIQUE ภายใน Project เดียวกัน (uq_corr_no_per_project)

---

3.2.3. ประเภทเอกสาร (correspondence_types)

ประเภทเป็น Global Master — จัดการโดย Superadmin เท่านั้น:

type_code	ชื่อ	มี Extension Table
RFA	Request for Approval	✅ rfas + rfa_revisions
RFI	Request for Information	❌ (ใช้ details JSON)
TRANSMITTAL	Transmittal	❌ (ใช้ details JSON)
EMAIL	Email	❌
INSTRUCTION	Instruction	❌
LETTER	Letter	❌
MEMO	Memorandum	❌
MOM	Minutes of Meeting	❌
NOTICE	Notice	❌
OTHER	Other	❌

ไฟล์แนบรองรับ PDF, ZIP

---

3.2.4. Fields ที่ต้องกรอกเมื่อสร้าง Correspondence

Field	Required	หมายเหตุ
Project	✅	UUID
Correspondence Type	✅	INT id (Global)
Subject	✅	ขั้นต่ำ 5 ตัวอักษร — เก็บใน correspondence_revisions
To Organization	✅	UUID — recipient_type = 'TO' (≥ 1)
CC Organizations	❌	UUID[] — recipient_type = 'CC'
Discipline	❌	INT — กรองตาม Contract
Body	❌	เนื้อหา — เก็บใน correspondence_revisions
Description	❌	คำอธิบาย Revision
Remarks	❌	หมายเหตุ
Document Date	❌	วันที่ในเอกสาร
Due Date	❌	กำหนดส่งคืน
Tags	❌	UUID[] — จัดกลุ่มเพื่อค้นหาขั้นสูง
References	❌	UUID[] — อ้างอิงเอกสารฉบับก่อนหน้า
Attachments	❌	PDF/ZIP — ผ่าน ClamAV scan
Is Internal	❌	is_internal_communication = 1 → ใช้ Circulation แทน

Document Number Preview

ระบบแสดง Preview เลขเอกสารแบบ Real-time ก่อน Submit เมื่อกรอกครบ: Project + Type + Discipline + To Organization โดยเรียก POST /api/correspondences/preview-number

Frontend Routing & Filtering (v1.8.3)

• รายการเอกสารใช้หน้าเดียวที่ /correspondences
• กรองประเภทผ่าน query string ?type=<TYPE_CODE> เช่น /correspondences?type=RFA
• เส้นทาง list เดิมของ RFA (/rfas และ /rfa) redirect มาหน้าเดียวข้างต้น
• หน้า RFA เฉพาะทาง /rfas/new, /rfas/[uuid], /rfas/[uuid]/edit ยังแยกจาก Correspondence เพื่อรองรับ extension logic

UX Flow Diagram (v1.8.3)

• หน้า /correspondences มีปุ่ม UX Flow เพื่อแสดง lifecycle ของ Correspondence
• เนื้อหาครอบคลุม Master-Revision pattern, two-phase attachment, และ RFA extension path
• เอกสารอ้างอิง implementation อยู่ที่ specs/01-requirements/01-03-modules/01-03-02a-correspondence-rfa-unified-ux-flow.md

---

3.2.5. การสร้างและสิทธิ์ (RBAC)

การกระทำ	Role ที่อนุญาต	หมายเหตุ
สร้าง Correspondence (Draft)	Document Control, Org Admin, Superadmin	ภายในองค์กรตัวเอง
Submit Correspondence	Document Control, Org Admin, Superadmin	เปลี่ยนสถานะ DRAFT → SUB*
แก้ไข/ถอนกลับ/ยกเลิก หลัง Submit	Org Admin ขึ้นไปเท่านั้น พร้อมระบุเหตุผล	—
ดู Correspondence ที่ Draft	เฉพาะคนในองค์กรเดียวกัน	องค์กรอื่นมองไม่เห็น
ดู Correspondence ที่ Submitted แล้ว	ทุกคนที่มีสิทธิ์ใน Project	รวม TO และ CC org
จัดการ Correspondence Types (Master)	Superadmin	Global

---

3.2.6. Status Codes (correspondence_status)

สถานะแบ่งตามหมวดและ Actor:

หมวด	status_code	ชื่อ
Draft	DRAFT	Draft — มองเห็นเฉพาะ Originator Org
Submitted	SUBOWN	Submitted to Owner
	SUBDSN	Submitted to Designer
	SUBCSC	Submitted to CSC
	SUBCON	Submitted to Contractor
	SUBOTH	Submitted to Others
Reply	REPOWN	Reply by Owner
	REPDSN	Reply by Designer
	REPCSC	Reply by CSC
	REPCON	Reply by Contractor
	REPOTH	Reply by Others
Resubmitted	RSBOWN	Resubmitted by Owner
	RSBDSN	Resubmitted by Designer
	RSBCSC	Resubmitted by CSC
	RSBCON	Resubmitted by Contractor
Closed	CLBOWN	Closed by Owner
	CLBDSN	Closed by Designer
	CLBCSC	Closed by CSC
	CLBCON	Closed by Contractor
Canceled	CCBOWN	Canceled by Owner
	CCBDSN	Canceled by Designer
	CCBCSC	Canceled by CSC
	CCBCON	Canceled by Contractor

---

3.2.7. การอ้างอิงและ Tags

• References (correspondence_references): M:N — เอกสารหนึ่งอ้างถึงได้หลายฉบับ ทิศทางเดียว (src → tgt)
• Tags (correspondence_tags + tags): M:N — Tag ผูกกับ Project หรือ Global (project_id = NULL)
• ทั้งสองอย่างใช้ค้นหาขั้นสูงใน Elasticsearch Index

---

3.2.8. Revision Model

• 1 Correspondence Master → หลาย Revision (1:N)
• is_current = TRUE มีได้เพียง 1 แถวต่อ correspondence (UNIQUE constraint)
• revision_number: 0-based integer สำหรับ sorting
• revision_label: กำหนดตามประเภทเอกสารดังนี้:

  Type	Initial Label	ลำดับถัดไป	Format
  RFA, RFI	A	B, C, D...	Alphabet
  LETTER, MEMO, TRANSMITTAL, EMAIL, INSTRUCTION, NOTICE, MOM, OTHER	null	1, 2, 3...	Numeric

หมายเหตุ: Shop Drawing และ As-Built Drawing ใช้ revision label แยกตามกฎของ Drawing Module (numeric '0', '1', '2'... หรือ user กำหนดเอง)

---

3.2.9. Workflow (Unified Workflow)

Correspondence ใช้ Unified Workflow Engine — ดูรายละเอียดที่ 01-03-06-unified-workflow.md

เมื่อ Correspondence ถูก Submit → ผู้รับ (TO/CC) สามารถสร้าง Circulation Sheet เพื่อมอบหมายงานภายในองค์กร (ดู 01-03-08-circulation-sheet.md)

---

3.2.10. Business Rules และ Edge Cases

รหัส	กฎ	Severity
EC-CORR-001	Cancel Correspondence ที่มี Circulation เปิดอยู่ → ต้องยืนยันก่อน + Force Close Circulation ทั้งหมด + Audit Log	🔴 Critical
EC-CORR-002	Reply ต่อ Correspondence ที่ถูก Cancel → ทำได้แต่ UI ต้องแสดง Warning	🟡 Medium
EC-CORR-003	Originator และ Recipient เป็นองค์กรเดียวกัน → Block (ใช้ Circulation แทน)	🟡 Medium

ดูรายละเอียดครบที่ 01-06-edge-cases-and-rules.md หมวด "Module 7: Correspondence Edge Cases"

---

3.2.11. Implementation Status (v1.8.2)

Feature	Status	หมายเหตุ
Create/Update/List/Detail Correspondence	✅ Done	Phase 1
File Attachments (two-phase upload)	✅ Done	Phase 2
Recipients (TO/CC), Submit Workflow	✅ Done	Phase 3
Elasticsearch Indexing	✅ Done	Phase 4
Cancel + In-App Notifications (cancel/submit)	✅ Done	Phase 4
Reference Selector (outgoing/incoming)	✅ Done	Phase 5
Tag Manager (assign/remove tags)	✅ Done	Phase 5–6
Search /search — status filter + pagination	✅ Done	Phase 6.1
Circulation Status Card in detail sidebar	✅ Done	Phase 6.2
Revision History UI (timeline)	✅ Done	Phase 6.3
Due Date Reminder (@Cron daily at 08:00)	✅ Done	Phase 6.4
Email notification via Nodemailer/BullMQ	✅ Done	Phase 7.1 — type 'EMAIL' → NotificationProcessor sends Nodemailer
Unit tests (service layer ≥ 80%)	✅ Done	Phase 7.2 — 8 backend + 5 frontend tests
Bulk operations (bulk cancel/export)	✅ Done	Phase 7.3 — POST /bulk-cancel, GET /export-csv, CSV button