lcbp3/docs/LCBP3-DMS_V1_4_0_requirements.md

📝 Documents Management Sytem Version 1.4.0: Application Requirements Specification

📌 1. วัตถุประสงค์

สร้างเว็บแอปพลิเคชั่นสำหรับระบบบริหารจัดการเอกสารโครงการ (Document Management System)ที่สามารถจัดการและควบคุม การสื่อสารด้วยเอกสารที่ซับซ้อน อย่างมีประสิทธิภาพ

• มีฟังก์ชันหลักในการอัปโหลด จัดเก็บ ค้นหา แชร์ และควบคุมสิทธิ์การเข้าถึงเอกสาร
• ช่วยลดการใช้เอกสารกระดาษ เพิ่มความปลอดภัยในการจัดเก็บข้อมูล
• เพิ่มความสะดวกในการทำงานร่วมกันระหว่างองกรณ์

🛠️ 2. สถาปัตยกรรมและเทคโนโลยี (System Architecture & Technology Stack)

ใช้สถาปัตยกรรมแบบ Headless/API-First ที่ทันสมัย ทำงานทั้งหมดบน QNAP Server ผ่าน Container Station เพื่อความสะดวกในการจัดการและบำรุงรักษา, Domain: np-dms.work, มี fix ip, รัน docker command ใน application ของ Container Station ได้โดยตรง, ประกอบด้วย

• 2.1. Infrastructure & Environment:
  • Server: QNAP (Model: TS-473A, RAM: 32GB, CPU: AMD Ryzen V1500B)
  • Containerization: Container Station (Docker & Docker Compose) ใช้ UI ของ Container Station เป็นหลัก ในการ configuration และการรัน docker command
  • Development Environment: VS Code on Windows 11
  • Domain: np-dms.work, www.np-dms.work
  • ip: 159.192.126.103
  • Docker Network: ทุก Service จะเชื่อมต่อผ่านเครือข่ายกลางชื่อ lcbp3 เพื่อให้สามารถสื่อสารกันได้
  • Data Storage: /share/dms-data บน QNAP
  • ข้อจำกัด: ไม่สามารถใช้ .env ในการกำหนดตัวแปรภายนอกได้ ต้องกำหนดใน docker-compose.yml เท่านั้น
• 2.2. Code Hosting:
  • Application name: git
  • Service: Gitea (Self-hosted on QNAP)
  • Service name: gitea
  • Domain: git.np-dms.work
  • หน้าที่: เป็นศูนย์กลางในการเก็บและจัดการเวอร์ชันของโค้ด (Source Code) สำหรับทุกส่วน
• 2.3. Backend / Data Platform:
  • Application name: lcbp3-backend
  • Service: NestJS
  • Service name: backend
  • Domain: backend.np-dms.work
  • Framework: NestJS (Node.js, TypeScript, ESM)
  • หน้าที่: จัดการโครงสร้างข้อมูล (Data Models), สร้าง API, จัดการสิทธิ์ผู้ใช้ (Roles & Permissions), และสร้าง Workflow ทั้งหมดของระบบ
• 2.4. Database:
  • Application name: lcbp3-db
  • Service: mariadb:10.11
  • Service name: mariadb
  • Domain: db.np-dms.work
  • หน้าที่: ฐานข้อมูลหลักสำหรับเก็บข้อมูลทั้งหมด
  • Tooling: DBeaver (Community Edition), phpmyadmin สำหรับการออกแบบและจัดการฐานข้อมูล
• 2.5. Database management:
  • Application name: lcbp3-db
  • Service: phpmyadmin:5-apache
  • Service name: pma
  • Domain: pma.np-dms.work
  • หน้าที่: จัดการฐานข้อมูล mariadb ผ่าน Web UI
• 2.6. Frontend:
  • Application name: lcbp3-frontend
  • Service: next.js
  • Service name: frontend
  • Domain: lcbp3.np-dms.work
  • Framework: Next.js (App Router, React, TypeScript, ESM)
  • Styling: Tailwind CSS + PostCSS
  • Component Library: shadcn/ui
  • หน้าที่: สร้างหน้าตาเว็บแอปพลิเคชันสำหรับให้ผู้ใช้งานเข้ามาดู Dashboard, จัดการเอกสาร, และติดตามงาน โดยจะสื่อสารกับ Backend ผ่าน API
• 2.7. Workflow automation:
  • Application name: lcbp3-n8n
  • Service: n8nio/n8n:latest
  • Service name: n8n
  • Domain: n8n.np-dms.work
  • หน้าที่: จัดการ workflow ระหว่าง Backend และ Line
• 2.8. Reverse Proxy:
  • Application name: lcbp3-npm
  • Service: Nginx Proxy Manager (nginx-proxy-manage: latest)
  • Service name: npm
  • Domain: npm.np-dms.work
  • หน้าที่: เป็นด่านหน้าในการรับ-ส่งข้อมูล จัดการโดเมนทั้งหมด, ทำหน้าที่เป็น Proxy ชี้ไปยัง Service ที่ถูกต้อง, และจัดการ SSL Certificate (HTTPS) ให้อัตโนมัติ
• 2.9. การจัดการตรรกะทางธุรกิจ (Business Logic Implementation):
  • 2.9.1. ตรรกะทางธุรกิจที่ซับซ้อนทั้งหมด (เช่น การเปลี่ยนสถานะ Workflow [cite: 3.5.4, 3.6.5], การบังคับใช้สิทธิ์ [cite: 4.4], การตรวจสอบ Deadline [cite: 3.2.5]) จะถูกจัดการในฝั่ง Backend (NestJS) [cite: 2.3] เพื่อให้สามารถบำรุงรักษาและทดสอบได้ง่าย (Testability)
  • 2.9.2. จะไม่มีการใช้ SQL Triggers เพื่อป้องกันตรรกะซ่อนเร้น (Hidden Logic) และความซับซ้อนในการดีบัก
  • 2.9.3. ข้อยกเว้น: ตรรกะเดียวที่จะอยู่ในฐานข้อมูลคือ Stored Procedure สำหรับการสร้างเลขที่เอกสาร (Document Numbering) [cite: 3.10] เพื่อป้องกันการซ้ำซ้อนของข้อมูล (Race Condition)

📦 3. ข้อกำหนดด้านฟังก์ชันการทำงาน (Functional Requirements)

• 3.1. การจัดการโครงสร้างโครงการและองค์กร
  • 3.1.1. โครงการ (Projects): ระบบต้องสามารถจัดการเอกสารภายในหลายโครงการได้ (ปัจจุบันมี 4 โครงการ และจะเพิ่มขึ้นในอนาคต)
  • 3.1.2. สัญญา (Contracts): ระบบต้องสามารถจัดการเอกสารภายในแต่ละสัญญาได้ ในแต่ละโครงการ มีได้หลายสัญญา หรืออย่างน้อย 1 สัญญา
  • 3.1.3. องค์กร (Organizations):
    • มีหลายองค์กรในโครงการ องค์กรณ์ที่เป็น Owner, Designer และ Consultant สามารถอยู่ในหลายโครงการและหลายสัญญาได้
    • Contractor จะถือ 1 สัญญา และอยู่ใน 1 โครงการเท่านั้น
• 3.2. การจัดการเอกสารโต้ตอบ (Correspondence Management)
  • 3.2.1. วัตถุประสงค์: เอกสารโต้ตอบ (correspondences) ระหว่างองกรณื-องกรณ์ ภายใน โครงการ (Projects) และระหว่าง องค์กร-องค์กร ภายนอก โครงการ (Projects), รองรับ To (ผู้รับหลัก) และ CC (ผู้รับสำเนา) หลายองค์กร
  • 3.2.2. ประเภทเอกสาร: ระบบต้องรองรับเอกสารรูปแบบ ไฟล์ PDF หลายประเภท (Types) เช่น จดหมาย (Letter), อีเมล์ (Email), Request for Information (RFI), และสามารถเพิ่มประเภทใหม่ได้ในภายหลัง
  • 3.2.3. การสร้างเอกสาร (Correspondence):
    • ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ (เช่น Document Control) สามารถสร้างเอกสารรอไว้ในสถานะ ฉบับร่าง" (Draft) ได้ ซึ่งผู้ใช้งานต่างองค์กรจะมองไม่เห็น
    • เมื่อกด "Submitted" แล้ว การแก้ไข, ถอนเอกสารกลับไปสถานะ Draft, หรือยกเลิก (Cancel) จะต้องทำโดยผู้ใช้ระดับ Admin ขึ้นไป พร้อมระบุเหตุผล
  • 3.2.4. การอ้างอิงและจัดกลุ่ม:
    • เอกสารสามารถอ้างถึง (Reference) เอกสารฉบับก่อนหน้าได้หลายฉบับ
    • สามารถกำหนด Tag ได้หลาย Tag เพื่อจัดกลุ่มและใช้ในการค้นหาขั้นสูง
  • 3.2.5. Routings : ต้องรองรับกระบวนการส่งต่อเอกสาร (Routing) ตามลำดับ เช่น
    • ส่งจาก Originator -> Organization 1 -> Organization 2 -> Organization 3 แล้วส่งผลกลับตามลำดับเดิม (โดยถ้า องกรณ์ใดใน Wouting ให้ส่งกลับ ก็สามารถส่งผลกลับตามลำดับเดิมโดยไม่ต้องรอให้ถึง องกรณืในลำดับถัดไป)
  • 3.2.6. การจัดการ: มีการจัดการอย่างน้อยดังนี้
    • สามารถกำหนดวันแล้วเสร็จ (Deadline) สำหรับผู้รับผิดชอบของ องกรณ์ ที่เป็นผู้รับได้
    • มีระบบแจ้งเตือน ให้ผู้รับผิดชอบขององกรณ์ที่เป็น ผู้รับ/ผู้ส่ง ทราบ เมื่อมีเอกสารใหม่ หรือมีการเปลี่ยนสถานะ
• 3.3. การจัดกาแบบคู่สัญญา (Contract Drawing)
  • 3.3.1. วัตถุประสงค์: แบบคู่สัญญา (Contract Drawing) ใช้เพื่ออ้างอิงและใช้ในการตรวจสอบ
  • 3.3.2. ประเภทเอกสาร: ไฟล์ PDF
  • 3.3.3. การสร้างเอกสาร: ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ สามารถสร้างและแก้ไขได้
  • 3.3.4. การอ้างอิงและจัดกลุ่ม: ใช้สำหรับอ้างอิง ใน Shop Drawings, มีการจัดหมวดหมู่ของ Contract Drawing
• 3.4. การจัดกาแบบก่อสร้าง (Shop Drawing)
  • 3.4.1. วัตถุประสงค์: แบบก่อสร้าง (Shop Drawing) ใช้เในการตรวจสอบ โดยจัดส่งด้วย Request for Approval (RFA)
  • 3.4.2. ประเภทเอกสาร: ไฟล์ PDF
  • 3.4.3. การสร้างเอกสาร: ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ สามารถสร้างและแก้ไขได้
  • 3.4.4. การอ้างอิงและจัดกลุ่ม: ช้สำหรับอ้างอิง ใน Shop Drawings, มีการจัดหมวดหมู่ของ Shop Drawings
• 3.5. การจัดการเอกสารขออนุมัติ (Request for Approval & Workflow)
  • 3.5.1. วัตถุประสงค์: เอกสารขออนุมัติ (Request for Approval) ใช้ในการส่งเอกสารเพิอขออนุมัติ
  • 3.5.2. ประเภทเอกสาร: Request for Approval (RFA) เป็นชนิดหนึ่งของ Correspondence ที่มีลักษณะเฉพาะที่ต้องได้รับการอนุมัติ มีประเภทดังนี้:
    • Request for Drawing Approval (RFA_DWG)
    • Request for Document Approval (RFA_DOC)
    • Request for Method statement Approval (RFA_MES)
    • Request for Material Approval (RFA_MAT)
  • 3.5.2. การสร้างเอกสาร: ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ สามารถสร้างและแก้ไขได้
  • 3.5.4. การอ้างอิงและจัดกลุ่ม: การจัดการ Drawing (RFA_DWG):
    • เอกสาร RFA_DWG จะประกอบไปด้วย Shop Drawing (shop_drawings) หลายแผ่น ซึ่งแต่ละแผ่นมี Revision ของตัวเอง
    • Shop Drawing แต่ละ Revision สามารถอ้างอิงถึง Contract Drawing (Ccontract_drawings) หลายแผ่น หรือไม่อ้างถึงก็ได้
    • ระบบต้องมีส่วนสำหรับจัดการข้อมูล Master Data ของทั้ง Shop Drawing และ Contract Drawing แยกจากกัน
  • 3.6.5. Workflow การอนุมัติ: ต้องรองรับกระบวนการอนุมัติที่ซับซ้อนและเป็นลำดับ เช่น
    • ส่งจาก Originator -> Organization 1 -> Organization 2 -> Organization 3 แล้วส่งผลกลับตามลำดับเดิม (โดยถ้า องกรณ์ใดใน Workflow ให้ส่งกลับ ก็สามารถส่งผลกลับตามลำดับเดิมโดยไม่ต้องรอให้ถึง องกรณืในลำดับถัดไป)
  • 3.6.6. การจัดการ: มีการจัดการอย่างน้อยดังนี้
    • สามารถกำหนดวันแล้วเสร็จ (Deadline) สำหรับผู้รับผิดชอบของ องกรณ์ ที่อยู่ใน Workflow ได้
    • มีระบบแจ้งเตือน ให้ผู้รับผิดชอบของ องกรณ์ ที่อยู่ใน Workflow ทราบ เมื่อมี RFA ใหม่ หรือมีการเปลี่ยนสถานะ
• 3.6.การจัดการเอกสารนำส่ง (Transmittals)
  • 3.6.1. วัตถุประสงค์: เอกสารนำส่ง ใช้สำหรับ นำส่ง Request for Approval (RFAS) หลายฉบับ ไปยังองค์กรอื่น
  • 3.6.2. ประเภทเอกสาร: ไฟล์ PDF
  • 3.6.3. การสร้างเอกสาร: ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ สามารถสร้างและแก้ไขได้
  • 3.6.4. การอ้างอิงและจัดกลุ่ม: เอกสารนำส่ง เป็นส่วนหนึ่งใน Correspondence
• 3.7. ใบเวียนเอกสาร (Circulation Sheet)
  • 3.7.1. วัตถุประสงค์: การสื่อสาร เอกสาร (Correspondence) ทุกฉบับ จะมีใบเวียนเอกสารเพื่อควบคุมและมอบหมายงานภายในองค์กร (สามารถดูและแก้ไขได้เฉพาะคนในองค์กร)
  • 3.7.2. ประเภทเอกสาร: ไฟล์ PDF
  • 3.7.3. การสร้างเอกสาร: ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ในองค์กรนั้น สามารถสร้างและแก้ไขได้
  • 3.7.4. การอ้างอิงและจัดกลุ่ม: การระบุผู้รับผิดชอบ:
    • ผู้รับผิดชอบหลัก (Main): มีได้หลายคน
    • ผู้ร่วมปฏิบัติงาน (Action): มีได้หลายคน
    • ผู้ที่ต้องรับทราบ (Information): มีได้หลายคน
  • 3.7.5. การติดตามงาน:
    • สามารถกำหนดวันแล้วเสร็จ (Deadline) สำหรับผู้รับผิดชอบประเภท Main และ Action ได้
    • มีระบบแจ้งเตือนเมื่อมี Circulation ใหม่ และแจ้งเตือนล่วงหน้าก่อนถึงวันแล้วเสร็จ
    • สามารถปิด Circulation ได้เมื่อดำเนินการตอบกลับไปยังองค์กรผู้ส่ง (Originator) แล้ว หรือ รับทราบแล้ว (For Information)
• 3.8. ประวัติการแก้ไข (Revisions): ระบบจะเก็บประวัติการสร้างและแก้ไข เอกสารทั้งหมด
• 3.9. การจัดเก็บ: (ปรับปรุงตามสถาปัตยกรรมใหม่)
  • เอกสารและไฟล์แนบทั้งหมดจะถูกจัดเก็บในโฟลเดอร์บน Server (/share/dms-data/) [cite: 2.1]
  • ข้อมูล Metadata ของไฟล์ (เช่น ชื่อไฟล์, ขนาด, path) จะถูกเก็บในตาราง attachments (ตารางกลาง)
  • ไฟล์จะถูกเชื่อมโยงกับเอกสารประเภทต่างๆ ผ่านตารางเชื่อม (Junction tables) เช่น correspondence_attachments, circulation_attachments, shop_drawing_revision_attachments ,และ contracy_drawing_attachments
  • สถาปัตยกรรมแบบรวมศูนย์นี้ แทนที่ แนวคิดเดิมที่จะแยกโฟลเดอร์ตามประเภทเอกสาร เพื่อรองรับการขยายระบบที่ดีกว่า
• 3.10. การจัดการเลขที่เอกสาร (Document Numbering):
  • 3.10.1. ระบบต้องสามารถสร้างเลขที่เอกสาร (เช่น correspondence_number) ได้โดยอัตโนมัติ
  • 3.10.2. การนับเลข Running Number (SEQ) จะต้องนับแยกตาม Key ดังนี้: โครงการ (Project), องค์กรผู้ส่ง (Originator Organization), ประเภทเอกสาร (Document Type) และ ปีปัจจุบัน (Year)
  • 3.10.3. ผู้ดูแลระบบ (Admin) ต้องสามารถกำหนด "รูปแบบ" (Format Template) ของเลขที่เอกสารได้ (เช่น {ORG_CODE}-{TYPE_CODE}-{YEAR_SHORT}-{SEQ:4}) โดยกำหนดแยกตามโครงการและประเภทเอกสาร

🔐 4. ข้อกำหนดด้านสิทธิ์และการเข้าถึง (Access Control Requirements)

• 4.1. ภาพรวม: ผู้ใช้และองค์กรสามารถดูและแก้ไขเอกสารได้ตามสิทธิ์ที่ได้รับ โดยระบบสิทธิ์จะเป็นแบบ Role-Based Access Control (RBAC)

• 4.2. ลำดับชั้นของสิทธิ์ (Permission Hierarchy)

  • Global: สิทธิ์สูงสุดของระบบ
  • Organization: สิทธิ์ภายในองค์กร เป็นสิทธิ์พื้นฐานของผู้ใช้
  • Project: สิทธิ์เฉพาะในโครงการ จะถูกพิจารณาเมื่อผู้ใช้อยู่ในโครงการนั้น
  • Contract: สิทธิ์เฉพาะในสัญญา จะถูกพิจารณาเมื่อผู้ใช้อยู่ในสัญญานั้น (สัญญาเป็นส่วนหนึ่งของโครงการ)

  กฎการบังคับใช้: เมื่อตรวจสอบสิทธิ์ ระบบจะพิจารณาสิทธิ์จากทุกระดับที่ผู้ใช้มี และใช้ สิทธิ์ที่มากที่สุด (Most Permissive) เป็นตัวตัดสิน

  ตัวอย่าง: ผู้ใช้ A เป็น Viewer ในองค์กร แต่ถูกมอบหมายเป็น Editor ในโครงการ X เมื่ออยู่ในโครงการ X ผู้ใช้ A จะมีสิทธิ์แก้ไขได้

• 4.3. การกำหนดบทบาท (Roles) และขอบเขต (Scope)

บทบาท (Role)	ขอบเขต (Scope)	คำอธิบาย	สิทธิ์หลัก (Key Permissions)
Superadmin	Global	ผู้ดูแลระบบสูงสุด	ทำทุกอย่างในระบบ, จัดการองค์กร, จัดการข้อมูลหลักระดับ Global
Org Admin	Organization	ผู้ดูแลองค์กร	จัดการผู้ใช้ในองค์กร, จัดการบทบาท/สิทธิ์ภายในองค์กร, ดูรายงานขององค์กร
Document Control	Organization	ควบคุมเอกสารขององค์กร	เพิ่ม/แก้ไข/ลบเอกสาร, กำหนดสิทธิ์เอกสารภายในองค์กร
Editor	Organization	ผู้แก้ไขเอกสารขององค์กร	เพิ่ม/แก้ไขเอกสารที่ได้รับมอบหมาย
Viewer	Organization	ผู้ดูเอกสารขององค์กร	ดูเอกสารที่มีสิทธิ์เข้าถึง
Project Manager	Project	ผู้จัดการโครงการ	จัดการสมาชิกในโครงการ (เพิ่ม/ลบ/มอบบทบาท), สร้าง/จัดการสัญญาในโครงการ, ดูรายงานโครงการ
Contract Admin	Contract	ผู้ดูแลสัญญา	จัดการสมาชิกในสัญญา, สร้าง/จัดการข้อมูลหลักเฉพาะสัญญา (ถ้ามี), อนุมัติเอกสารในสัญญา

• 4.4. กระบวนการเริ่มต้นใช้งาน (Onboarding Workflow) ที่สมบูรณ์

  • 4.1. สร้างองค์กร (Organization)

    • Superadmin สร้างองค์กรใหม่ (เช่น บริษัท A)
    • Superadmin แต่งตั้งผู้ใช้อย่างน้อย 1 คนให้เป็น Org Admin หรือ Document Control ของบริษัท A

  • 4.2. เพิ่มผู้ใช้ในองค์กร

    • Org Admin ของบริษัท A เพิ่มผู้ใช้อื่นๆ (Editor, Viewer) เข้ามาในองค์กรของตน

  • 4.3. มอบหมายผู้ใช้ให้กับโครงการ (Project)

    • Project Manager ของโครงการ X (ซึ่งอาจมาจากบริษัท A หรือบริษัทอื่น) ทำการ "เชิญ" หรือ "มอบหมาย" ผู้ใช้จากองค์กรต่างๆ ที่เกี่ยวข้องเข้ามาในโครงการ X
    • ในขั้นตอนนี้ Project Manager จะกำหนด บทบาทระดับโครงการ (เช่น Project Member, หรืออาจไม่มีบทบาทพิเศษ ให้ใช้สิทธิ์จากระดับองค์กรไปก่อน)

  • 4.4. เมอบหมายผู้ใช้ให้กับสัญญา (Contract)

    • Contract Admin ของสัญญา Y (ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของโครงการ X) ทำการเลือกผู้ใช้ที่อยู่ในโครงการ X แล้ว มอบหมายให้เข้ามาในสัญญา Y
    • ในขั้นตอนนี้ Contract Admin จะกำหนด บทบาทระดับสัญญา (เช่น Contract Member) และสิทธิ์เฉพาะที่จำเป็น

• 4.5. การจัดการข้อมูลหลัก (Master Data Management) ที่แบ่งตามระดับ

ข้อมูลหลัก	ผู้มีสิทธิ์จัดการ	ระดับ
ประเภทเอกสาร (Correspondence, RFA)	Superadmin	Global
สถานะเอกสาร (Draft, Approved, etc.)	Superadmin	Global
หมวดหมู่แบบ (Shop Drawing)	Project Manager	Project (สร้างใหม่ได้ภายในโครงการ)
Tags	Org Admin / Project Manager	Organization / Project
บทบาทและสิทธิ์ (Custom Roles)	Superadmin / Org Admin	Global / Organization

👥 5. ข้อกำหนดด้านผู้ใช้งาน (User Interface & Experience)

• 5.1. Layout หลัก: หน้าเว็บใช้รูปแบบ App Shell ที่ประกอบด้วย:
  • Navbar (ส่วนบน): แสดงชื่อระบบ, เมนูผู้ใช้ (Profile), เมนูสำหรับ Document Control/เมนูสำหรับ Admin/Superadmin (จัดการผู้ใช้, จัดการสิทธิ์), และปุ่ม Login/Logout
  • Sidebar (ด้านข้าง): เป็นเมนูหลักสำหรับเข้าถึงส่วนที่เกี่ยวกับเอกสารทั้งหมด เช่น Dashboard, Correspondences, RFA, Drawings
  • Main Content Area: พื้นที่สำหรับแสดงเนื้อหาหลักของหน้าที่เลือก
• 5.2. หน้า Landing Page: เป็นหน้าแรกที่แสดงข้อมูลบางส่วนของโครงการสำหรับผู้ใช้ที่ยังไม่ได้ล็อกอิน
• 5.3. หน้า Dashboard: เป็นหน้าแรกหลังจากล็อกอิน ประกอบด้วย:
  • การ์ดสรุปภาพรวม (KPI Cards): แสดงข้อมูลสรุปที่สำคัญขององค์กร เช่น จำนวนเอกสาร, งานที่เกินกำหนด
  • ตาราง "งานของฉัน" (My Tasks Table): แสดงรายการงานทั้งหมดจาก Circulation ที่ผู้ใช้ต้องดำเนินการ
• 5.4. การติดตามสถานะ: องค์กรสามารถติดตามสถานะเอกสารทั้งของตนเอง (Originator) และสถานะเอกสารที่ส่งมาถึงตนเอง (Recipient)
• 5.5. การจัดการข้อมูลส่วนตัว (Profile Page): ผู้ใช้สามารถจัดการข้อมูลส่วนตัวและเปลี่ยนรหัสผ่านของตนเองได้
• 5.6. การจัดการเอกสารทางเทคนิค (RFA & Workflow): ผู้ใช้สามารถดู RFA ในรูปแบบ Workflow ทั้งหมดได้ในหน้าเดียว, ขั้นตอนที่ยังไม่ถึงหรือผ่านไปแล้วจะเป็นรูปแบบ diable, สามารถดำเนินการได้เฉพาะในขั้นตอนที่ได้รับมอบหมายงาน (active) เช่น ตรวจสอบแล้ว เพื่อไปยังขั้นตอนต่อไป, สิทธิ์ Document Control ขึ้นไป สามรถกด ไปยังขั้นตอนต่อไป ได้ทุกขั้นตอน, การย้อนกลับ ไปขั้นตอนก่อนหน้า สามารถทำได้โดย สิทธิ์ Document Control ขึ้นไป
• 5.7. การจัดการใบเวียนเอกสาร (Circulation): ผู้ใช้สามารถดู Circulation ในรูปแบบ Workflow ทั้งหมดได้ในหน้าเดียว,ขั้นตอนที่ยังไม่ถึงหรือผ่านไปแล้วจะเป็นรูปแบบ diable, สามารถดำเนินการได้เฉพาะในขั้นตอนที่ได้รับมอบหมายงาน (active) เช่น ตรวจสอบแล้ว เพื่อไปยังขั้นตอนต่อไป, สิทธิ์ Document Control ขึ้นไป สามรถกด ไปยังขั้นตอนต่อไป ได้ทุกขั้นตอน, การย้อนกลับ ไปขั้นตอนก่อนหน้า สามารถทำได้โดย สิทธิ์ Document Control ขึ้นไป
• 5.8. การจัดการเอกสารนำส่ง (Transmittals): ผู้ใช้สามารถดู Transmittals ในรูปแบบรายการทั้งหมดได้ในหน้าเดียว
• 5.9. ข้อกำหนด UI/UX การแนบไฟล์ (File Attachment UX):
  • ระบบต้องรองรับการอัปโหลดไฟล์หลายไฟล์พร้อมกัน (Multi-file upload) เช่น การลากและวาง (Drag-and-Drop)
  • ในหน้าอัปโหลด (เช่น สร้าง RFA หรือ Correspondence) ผู้ใช้ต้องสามารถกำหนดได้ว่าไฟล์ใดเป็น "เอกสารหลัก" (Main Document เช่น PDF) และไฟล์ใดเป็น "เอกสารแนบประกอบ" (Supporting Attachments เช่น .dwg, .docx, .zip)

6. ข้อกำหนดที่ไม่ใช่ฟังก์ชันการทำงาน (Non-Functional Requirements)

• 6.1. การบันทึกการกระทำ (Audit Log): ทุกการกระทำที่สำคัญของผู้ใช้ (สร้าง, แก้ไข, ลบ, ส่ง) จะถูกบันทึกไว้ใน audit_logs เพื่อการตรวจสอบย้อนหลัง
• 6.2. การค้นหา (Search): ระบบต้องมีฟังก์ชันการค้นหาขั้นสูง ที่สามารถค้นหาเอกสาร correspondence, rfa, shop_drawing, contract-drawing, transmittal และ ใบเวียน (Circulations) จากหลายเงื่อนไขพร้อมกันได้ เช่น ค้นหาจากชื่อเรื่อง, ประเภท, วันที่, และ Tag
• 6.3. การทำรายงาน (Reporting): สามารถจัดทำรายงานสรุปแยกประเภทของ Correspondence ประจำวัน, สัปดาห์, เดือน, และปีได้
• 6.4. ประสิทธิภาพ (Performance): มีการใช้ Caching กับข้อมูลที่เรียกใช้บ่อย และใช้ Pagination ในตารางข้อมูลเพื่อจัดการข้อมูลจำนวนมาก
• 6.5. ความปลอดภัย (Security):
  • มีระบบ Rate Limiting เพื่อป้องกันการโจมตีแบบ Brute-force
  • การจัดการ Secret (เช่น รหัสผ่าน DB, JWT Secret) จะต้องทำผ่าน Environment Variable ของ Docker เพื่อความปลอดภัยสูงสุด
• 6.6. การสำรองข้อมูลและการกู้คืน (Backup & Recovery):
  • ระบบจะต้องมีกลไกการสำรองข้อมูลอัตโนมัติสำหรับฐานข้อมูล MariaDB [cite: 2.4] และไฟล์เอกสารทั้งหมดใน /share/dms-data [cite: 2.1] (เช่น ใช้ HBS 3 ของ QNAP หรือสคริปต์สำรองข้อมูล) อย่างน้อยวันละ 1 ครั้ง
  • ต้องมีแผนการกู้คืนระบบ (Disaster Recovery Plan) ในกรณีที่ Server หลัก (QNAP) ใช้งานไม่ได้
• 6.7. กลยุทธ์การแจ้งเตือน (Notification Strategy):
  • ระบบจะส่งการแจ้งเตือน (ผ่าน Email หรือ Line [cite: 2.7]) เมื่อมีการกระทำที่สำคัญ ดังนี้:
    1. เมื่อมีเอกสารใหม่ (Correspondence, RFA) ถูกส่งมาถึงองค์กรณ์ของเรา
    2. เมื่อมีใบเวียน (Circulation) ใหม่ มอบหมายงานมาที่เรา
    3. (ทางเลือก) เมื่อเอกสารที่เราส่งไป ถูกดำเนินการ (เช่น อนุมัติ/ปฏิเสธ)
    4. (ทางเลือก) เมื่อใกล้ถึงวันครบกำหนด (Deadline) [cite: 3.2.5, 3.6.6, 3.7.5]