📝 Documents Management Sytem Version 1.4.0: Application Requirements Specification

📌 1. วัตถุประสงค์

สร้างเว็บแอปพลิเคชั่นสำหรับระบบบริหารจัดการเอกสารโครงการ (Document Management System)ที่สามารถจัดการและควบคุม การสื่อสารด้วยเอกสารที่ซับซ้อน อย่างมีประสิทธิภาพ

มีฟังก์ชันหลักในการอัปโหลด จัดเก็บ ค้นหา แชร์ และควบคุมสิทธิ์การเข้าถึงเอกสาร
ช่วยลดการใช้เอกสารกระดาษ เพิ่มความปลอดภัยในการจัดเก็บข้อมูล
เพิ่มความสะดวกในการทำงานร่วมกันระหว่างองกรณ์

🛠️ 2. สถาปัตยกรรมและเทคโนโลยี (System Architecture & Technology Stack)

ใช้สถาปัตยกรรมแบบ Headless/API-First ที่ทันสมัย ทำงานทั้งหมดบน QNAP Server ผ่าน Container Station เพื่อความสะดวกในการจัดการและบำรุงรักษา, Domain: np-dms.work, มี fix ip, รัน docker command ใน application ของ Container Station ได้โดยตรง, ประกอบด้วย

2.1. Infrastructure & Environment:
- Server: QNAP (Model: TS-473A, RAM: 32GB, CPU: AMD Ryzen V1500B)
- Containerization: Container Station (Docker & Docker Compose) ใช้ UI ของ Container Station เป็นหลัก ในการ configuration และการรัน docker command
- Development Environment: VS Code on Windows 11
- Domain: np-dms.work, www.np-dms.work
- ip: 159.192.126.103
- Docker Network: ทุก Service จะเชื่อมต่อผ่านเครือข่ายกลางชื่อ lcbp3 เพื่อให้สามารถสื่อสารกันได้
- Data Storage: /share/dms-data บน QNAP
- ข้อจำกัด: ไม่สามารถใช้ .env ในการกำหนดตัวแปรภายนอกได้ ต้องกำหนดใน docker-compose.yml เท่านั้น
2.2. Code Hosting:
- Application name: git
- Service: Gitea (Self-hosted on QNAP)
- Service name: gitea
- Domain: git.np-dms.work
- หน้าที่: เป็นศูนย์กลางในการเก็บและจัดการเวอร์ชันของโค้ด (Source Code) สำหรับทุกส่วน
2.3. Backend / Data Platform:
- Application name: lcbp3-backend
- Service: NestJS
- Service name: backend
- Domain: backend.np-dms.work
- Framework: NestJS (Node.js, TypeScript, ESM)
- หน้าที่: จัดการโครงสร้างข้อมูล (Data Models), สร้าง API, จัดการสิทธิ์ผู้ใช้ (Roles & Permissions), และสร้าง Workflow ทั้งหมดของระบบ
2.4. Database:
- Application name: lcbp3-db
- Service: mariadb:10.11
- Service name: mariadb
- Domain: db.np-dms.work
- หน้าที่: ฐานข้อมูลหลักสำหรับเก็บข้อมูลทั้งหมด
- Tooling: DBeaver (Community Edition), phpmyadmin สำหรับการออกแบบและจัดการฐานข้อมูล
2.5. Database management:
- Application name: lcbp3-db
- Service: phpmyadmin:5-apache
- Service name: pma
- Domain: pma.np-dms.work
- หน้าที่: จัดการฐานข้อมูล mariadb ผ่าน Web UI
2.6. Frontend:
- Application name: lcbp3-frontend
- Service: next.js
- Service name: frontend
- Domain: lcbp3.np-dms.work
- Framework: Next.js (App Router, React, TypeScript, ESM)
- Styling: Tailwind CSS + PostCSS
- Component Library: shadcn/ui
- หน้าที่: สร้างหน้าตาเว็บแอปพลิเคชันสำหรับให้ผู้ใช้งานเข้ามาดู Dashboard, จัดการเอกสาร, และติดตามงาน โดยจะสื่อสารกับ Backend ผ่าน API
2.7. Workflow automation:
- Application name: lcbp3-n8n
- Service: n8nio/n8n:latest
- Service name: n8n
- Domain: n8n.np-dms.work
- หน้าที่: จัดการ workflow ระหว่าง Backend และ Line
2.8. Reverse Proxy:
- Application name: lcbp3-npm
- Service: Nginx Proxy Manager (nginx-proxy-manage: latest)
- Service name: npm
- Domain: npm.np-dms.work
- หน้าที่: เป็นด่านหน้าในการรับ-ส่งข้อมูล จัดการโดเมนทั้งหมด, ทำหน้าที่เป็น Proxy ชี้ไปยัง Service ที่ถูกต้อง, และจัดการ SSL Certificate (HTTPS) ให้อัตโนมัติ
2.9. การจัดการตรรกะทางธุรกิจ (Business Logic Implementation):
- 2.9.1. ตรรกะทางธุรกิจที่ซับซ้อนทั้งหมด (เช่น การเปลี่ยนสถานะ Workflow [cite: 3.5.4, 3.6.5], การบังคับใช้สิทธิ์ [cite: 4.4], การตรวจสอบ Deadline [cite: 3.2.5]) จะถูกจัดการในฝั่ง Backend (NestJS) [cite: 2.3] เพื่อให้สามารถบำรุงรักษาและทดสอบได้ง่าย (Testability)
- 2.9.2. จะไม่มีการใช้ SQL Triggers เพื่อป้องกันตรรกะซ่อนเร้น (Hidden Logic) และความซับซ้อนในการดีบัก
- 2.9.3. ข้อยกเว้น: ตรรกะเดียวที่จะอยู่ในฐานข้อมูลคือ Stored Procedure สำหรับการสร้างเลขที่เอกสาร (Document Numbering) [cite: 3.10] เพื่อป้องกันการซ้ำซ้อนของข้อมูล (Race Condition)

📦 3. ข้อกำหนดด้านฟังก์ชันการทำงาน (Functional Requirements)

3.1. การจัดการโครงสร้างโครงการและองค์กร
- 3.1.1. โครงการ (Projects): ระบบต้องสามารถจัดการเอกสารภายในหลายโครงการได้ (ปัจจุบันมี 4 โครงการ และจะเพิ่มขึ้นในอนาคต)
- 3.1.2. สัญญา (Contracts): ระบบต้องสามารถจัดการเอกสารภายในแต่ละสัญญาได้ ในแต่ละโครงการ มีได้หลายสัญญา หรืออย่างน้อย 1 สัญญา
- 3.1.3. องค์กร (Organizations):
  - มีหลายองค์กรในโครงการ องค์กรณ์ที่เป็น Owner, Designer และ Consultant สามารถอยู่ในหลายโครงการและหลายสัญญาได้
  - Contractor จะถือ 1 สัญญา และอยู่ใน 1 โครงการเท่านั้น
3.2. การจัดการเอกสารโต้ตอบ (Correspondence Management)
- 3.2.1. วัตถุประสงค์: เอกสารโต้ตอบ (correspondences) ระหว่างองกรณื-องกรณ์ ภายใน โครงการ (Projects) และระหว่าง องค์กร-องค์กร ภายนอก โครงการ (Projects), รองรับ To (ผู้รับหลัก) และ CC (ผู้รับสำเนา) หลายองค์กร
- 3.2.2. ประเภทเอกสาร: ระบบต้องรองรับเอกสารรูปแบบ ไฟล์ PDF หลายประเภท (Types) เช่น จดหมาย (Letter), อีเมล์ (Email), Request for Information (RFI), และสามารถเพิ่มประเภทใหม่ได้ในภายหลัง
- 3.2.3. การสร้างเอกสาร (Correspondence):
  - ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ (เช่น Document Control) สามารถสร้างเอกสารรอไว้ในสถานะ ฉบับร่าง" (Draft) ได้ ซึ่งผู้ใช้งานต่างองค์กรจะมองไม่เห็น
  - เมื่อกด "Submitted" แล้ว การแก้ไข, ถอนเอกสารกลับไปสถานะ Draft, หรือยกเลิก (Cancel) จะต้องทำโดยผู้ใช้ระดับ Admin ขึ้นไป พร้อมระบุเหตุผล
- 3.2.4. การอ้างอิงและจัดกลุ่ม:
  - เอกสารสามารถอ้างถึง (Reference) เอกสารฉบับก่อนหน้าได้หลายฉบับ
  - สามารถกำหนด Tag ได้หลาย Tag เพื่อจัดกลุ่มและใช้ในการค้นหาขั้นสูง
- 3.2.5. Routings : ต้องรองรับกระบวนการส่งต่อเอกสาร (Routing) ตามลำดับ เช่น
  - ส่งจาก Originator -> Organization 1 -> Organization 2 -> Organization 3 แล้วส่งผลกลับตามลำดับเดิม (โดยถ้า องกรณ์ใดใน Wouting ให้ส่งกลับ ก็สามารถส่งผลกลับตามลำดับเดิมโดยไม่ต้องรอให้ถึง องกรณืในลำดับถัดไป)
- 3.2.6. การจัดการ: มีการจัดการอย่างน้อยดังนี้
  - สามารถกำหนดวันแล้วเสร็จ (Deadline) สำหรับผู้รับผิดชอบของ องกรณ์ ที่เป็นผู้รับได้
  - มีระบบแจ้งเตือน ให้ผู้รับผิดชอบขององกรณ์ที่เป็น ผู้รับ/ผู้ส่ง ทราบ เมื่อมีเอกสารใหม่ หรือมีการเปลี่ยนสถานะ
3.3. การจัดกาแบบคู่สัญญา (Contract Drawing)
- 3.3.1. วัตถุประสงค์: แบบคู่สัญญา (Contract Drawing) ใช้เพื่ออ้างอิงและใช้ในการตรวจสอบ
- 3.3.2. ประเภทเอกสาร: ไฟล์ PDF
- 3.3.3. การสร้างเอกสาร: ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ สามารถสร้างและแก้ไขได้
- 3.3.4. การอ้างอิงและจัดกลุ่ม: ใช้สำหรับอ้างอิง ใน Shop Drawings, มีการจัดหมวดหมู่ของ Contract Drawing
3.4. การจัดกาแบบก่อสร้าง (Shop Drawing)
- 3.4.1. วัตถุประสงค์: แบบก่อสร้าง (Shop Drawing) ใช้เในการตรวจสอบ โดยจัดส่งด้วย Request for Approval (RFA)
- 3.4.2. ประเภทเอกสาร: ไฟล์ PDF
- 3.4.3. การสร้างเอกสาร: ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ สามารถสร้างและแก้ไขได้
- 3.4.4. การอ้างอิงและจัดกลุ่ม: ช้สำหรับอ้างอิง ใน Shop Drawings, มีการจัดหมวดหมู่ของ Shop Drawings
3.5. การจัดการเอกสารขออนุมัติ (Request for Approval & Workflow)
- 3.5.1. วัตถุประสงค์: เอกสารขออนุมัติ (Request for Approval) ใช้ในการส่งเอกสารเพิอขออนุมัติ
- 3.5.2. ประเภทเอกสาร: Request for Approval (RFA) เป็นชนิดหนึ่งของ Correspondence ที่มีลักษณะเฉพาะที่ต้องได้รับการอนุมัติ มีประเภทดังนี้:
  - Request for Drawing Approval (RFA_DWG)
  - Request for Document Approval (RFA_DOC)
  - Request for Method statement Approval (RFA_MES)
  - Request for Material Approval (RFA_MAT)
- 3.5.2. การสร้างเอกสาร: ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ สามารถสร้างและแก้ไขได้
- 3.5.4. การอ้างอิงและจัดกลุ่ม: การจัดการ Drawing (RFA_DWG):
  - เอกสาร RFA_DWG จะประกอบไปด้วย Shop Drawing (shop_drawings) หลายแผ่น ซึ่งแต่ละแผ่นมี Revision ของตัวเอง
  - Shop Drawing แต่ละ Revision สามารถอ้างอิงถึง Contract Drawing (Ccontract_drawings) หลายแผ่น หรือไม่อ้างถึงก็ได้
  - ระบบต้องมีส่วนสำหรับจัดการข้อมูล Master Data ของทั้ง Shop Drawing และ Contract Drawing แยกจากกัน
- 3.6.5. Workflow การอนุมัติ: ต้องรองรับกระบวนการอนุมัติที่ซับซ้อนและเป็นลำดับ เช่น
  - ส่งจาก Originator -> Organization 1 -> Organization 2 -> Organization 3 แล้วส่งผลกลับตามลำดับเดิม (โดยถ้า องกรณ์ใดใน Workflow ให้ส่งกลับ ก็สามารถส่งผลกลับตามลำดับเดิมโดยไม่ต้องรอให้ถึง องกรณืในลำดับถัดไป)
- 3.6.6. การจัดการ: มีการจัดการอย่างน้อยดังนี้
  - สามารถกำหนดวันแล้วเสร็จ (Deadline) สำหรับผู้รับผิดชอบของ องกรณ์ ที่อยู่ใน Workflow ได้
  - มีระบบแจ้งเตือน ให้ผู้รับผิดชอบของ องกรณ์ ที่อยู่ใน Workflow ทราบ เมื่อมี RFA ใหม่ หรือมีการเปลี่ยนสถานะ
3.6.การจัดการเอกสารนำส่ง (Transmittals)
- 3.6.1. วัตถุประสงค์: เอกสารนำส่ง ใช้สำหรับ นำส่ง Request for Approval (RFAS) หลายฉบับ ไปยังองค์กรอื่น
- 3.6.2. ประเภทเอกสาร: ไฟล์ PDF
- 3.6.3. การสร้างเอกสาร: ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ สามารถสร้างและแก้ไขได้
- 3.6.4. การอ้างอิงและจัดกลุ่ม: เอกสารนำส่ง เป็นส่วนหนึ่งใน Correspondence
3.7. ใบเวียนเอกสาร (Circulation Sheet)
- 3.7.1. วัตถุประสงค์: การสื่อสาร เอกสาร (Correspondence) ทุกฉบับ จะมีใบเวียนเอกสารเพื่อควบคุมและมอบหมายงานภายในองค์กร (สามารถดูและแก้ไขได้เฉพาะคนในองค์กร)
- 3.7.2. ประเภทเอกสาร: ไฟล์ PDF
- 3.7.3. การสร้างเอกสาร: ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ในองค์กรนั้น สามารถสร้างและแก้ไขได้
- 3.7.4. การอ้างอิงและจัดกลุ่ม: การระบุผู้รับผิดชอบ:
  - ผู้รับผิดชอบหลัก (Main): มีได้หลายคน
  - ผู้ร่วมปฏิบัติงาน (Action): มีได้หลายคน
  - ผู้ที่ต้องรับทราบ (Information): มีได้หลายคน
- 3.7.5. การติดตามงาน:
  - สามารถกำหนดวันแล้วเสร็จ (Deadline) สำหรับผู้รับผิดชอบประเภท Main และ Action ได้
  - มีระบบแจ้งเตือนเมื่อมี Circulation ใหม่ และแจ้งเตือนล่วงหน้าก่อนถึงวันแล้วเสร็จ
  - สามารถปิด Circulation ได้เมื่อดำเนินการตอบกลับไปยังองค์กรผู้ส่ง (Originator) แล้ว หรือ รับทราบแล้ว (For Information)
3.8. ประวัติการแก้ไข (Revisions): ระบบจะเก็บประวัติการสร้างและแก้ไข เอกสารทั้งหมด
3.9. การจัดเก็บ: (ปรับปรุงตามสถาปัตยกรรมใหม่)
- เอกสารและไฟล์แนบทั้งหมดจะถูกจัดเก็บในโฟลเดอร์บน Server (/share/dms-data/) [cite: 2.1]
- ข้อมูล Metadata ของไฟล์ (เช่น ชื่อไฟล์, ขนาด, path) จะถูกเก็บในตาราง attachments (ตารางกลาง)
- ไฟล์จะถูกเชื่อมโยงกับเอกสารประเภทต่างๆ ผ่านตารางเชื่อม (Junction tables) เช่น correspondence_attachments, circulation_attachments, shop_drawing_revision_attachments ,และ contracy_drawing_attachments
- สถาปัตยกรรมแบบรวมศูนย์นี้ แทนที่ แนวคิดเดิมที่จะแยกโฟลเดอร์ตามประเภทเอกสาร เพื่อรองรับการขยายระบบที่ดีกว่า
3.10. การจัดการเลขที่เอกสาร (Document Numbering):
- 3.10.1. ระบบต้องสามารถสร้างเลขที่เอกสาร (เช่น correspondence_number) ได้โดยอัตโนมัติ
- 3.10.2. การนับเลข Running Number (SEQ) จะต้องนับแยกตาม Key ดังนี้: โครงการ (Project), องค์กรผู้ส่ง (Originator Organization), ประเภทเอกสาร (Document Type) และ ปีปัจจุบัน (Year)
- 3.10.3. ผู้ดูแลระบบ (Admin) ต้องสามารถกำหนด "รูปแบบ" (Format Template) ของเลขที่เอกสารได้ (เช่น {ORG_CODE}-{TYPE_CODE}-{YEAR_SHORT}-{SEQ:4}) โดยกำหนดแยกตามโครงการและประเภทเอกสาร

🔐 4. ข้อกำหนดด้านสิทธิ์และการเข้าถึง (Access Control Requirements)

4.1. ภาพรวม: ผู้ใช้และองค์กรสามารถดูและแก้ไขเอกสารได้ตามสิทธิ์ที่ได้รับ โดยระบบสิทธิ์จะเป็นแบบ Role-Based Access Control (RBAC)
4.2. ลำดับชั้นของสิทธิ์ (Permission Hierarchy)
- Global: สิทธิ์สูงสุดของระบบ
- Organization: สิทธิ์ภายในองค์กร เป็นสิทธิ์พื้นฐานของผู้ใช้
- Project: สิทธิ์เฉพาะในโครงการ จะถูกพิจารณาเมื่อผู้ใช้อยู่ในโครงการนั้น
- Contract: สิทธิ์เฉพาะในสัญญา จะถูกพิจารณาเมื่อผู้ใช้อยู่ในสัญญานั้น (สัญญาเป็นส่วนหนึ่งของโครงการ)
กฎการบังคับใช้: เมื่อตรวจสอบสิทธิ์ ระบบจะพิจารณาสิทธิ์จากทุกระดับที่ผู้ใช้มี และใช้ สิทธิ์ที่มากที่สุด (Most Permissive) เป็นตัวตัดสิน

ตัวอย่าง: ผู้ใช้ A เป็น Viewer ในองค์กร แต่ถูกมอบหมายเป็น Editor ในโครงการ X เมื่ออยู่ในโครงการ X ผู้ใช้ A จะมีสิทธิ์แก้ไขได้
4.3. การกำหนดบทบาท (Roles) และขอบเขต (Scope)

บทบาท (Role)	ขอบเขต (Scope)	คำอธิบาย	สิทธิ์หลัก (Key Permissions)
Superadmin	Global	ผู้ดูแลระบบสูงสุด	ทำทุกอย่างในระบบ, จัดการองค์กร, จัดการข้อมูลหลักระดับ Global
Org Admin	Organization	ผู้ดูแลองค์กร	จัดการผู้ใช้ในองค์กร, จัดการบทบาท/สิทธิ์ภายในองค์กร, ดูรายงานขององค์กร
Document Control	Organization	ควบคุมเอกสารขององค์กร	เพิ่ม/แก้ไข/ลบเอกสาร, กำหนดสิทธิ์เอกสารภายในองค์กร
Editor	Organization	ผู้แก้ไขเอกสารขององค์กร	เพิ่ม/แก้ไขเอกสารที่ได้รับมอบหมาย
Viewer	Organization	ผู้ดูเอกสารขององค์กร	ดูเอกสารที่มีสิทธิ์เข้าถึง
Project Manager	Project	ผู้จัดการโครงการ	จัดการสมาชิกในโครงการ (เพิ่ม/ลบ/มอบบทบาท), สร้าง/จัดการสัญญาในโครงการ, ดูรายงานโครงการ
Contract Admin	Contract	ผู้ดูแลสัญญา	จัดการสมาชิกในสัญญา, สร้าง/จัดการข้อมูลหลักเฉพาะสัญญา (ถ้ามี), อนุมัติเอกสารในสัญญา

4.4. กระบวนการเริ่มต้นใช้งาน (Onboarding Workflow) ที่สมบูรณ์
- 4.1. สร้างองค์กร (Organization)
  - Superadmin สร้างองค์กรใหม่ (เช่น บริษัท A)
  - Superadmin แต่งตั้งผู้ใช้อย่างน้อย 1 คนให้เป็น Org Admin หรือ Document Control ของบริษัท A
- 4.2. เพิ่มผู้ใช้ในองค์กร
  - Org Admin ของบริษัท A เพิ่มผู้ใช้อื่นๆ (Editor, Viewer) เข้ามาในองค์กรของตน
- 4.3. มอบหมายผู้ใช้ให้กับโครงการ (Project)
  - Project Manager ของโครงการ X (ซึ่งอาจมาจากบริษัท A หรือบริษัทอื่น) ทำการ "เชิญ" หรือ "มอบหมาย" ผู้ใช้จากองค์กรต่างๆ ที่เกี่ยวข้องเข้ามาในโครงการ X
  - ในขั้นตอนนี้ Project Manager จะกำหนด บทบาทระดับโครงการ (เช่น Project Member, หรืออาจไม่มีบทบาทพิเศษ ให้ใช้สิทธิ์จากระดับองค์กรไปก่อน)
- 4.4. เมอบหมายผู้ใช้ให้กับสัญญา (Contract)
  - Contract Admin ของสัญญา Y (ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของโครงการ X) ทำการเลือกผู้ใช้ที่อยู่ในโครงการ X แล้ว มอบหมายให้เข้ามาในสัญญา Y
  - ในขั้นตอนนี้ Contract Admin จะกำหนด บทบาทระดับสัญญา (เช่น Contract Member) และสิทธิ์เฉพาะที่จำเป็น
4.5. การจัดการข้อมูลหลัก (Master Data Management) ที่แบ่งตามระดับ

ข้อมูลหลัก	ผู้มีสิทธิ์จัดการ	ระดับ
ประเภทเอกสาร (Correspondence, RFA)	Superadmin	Global
สถานะเอกสาร (Draft, Approved, etc.)	Superadmin	Global
หมวดหมู่แบบ (Shop Drawing)	Project Manager	Project (สร้างใหม่ได้ภายในโครงการ)
Tags	Org Admin / Project Manager	Organization / Project
บทบาทและสิทธิ์ (Custom Roles)	Superadmin / Org Admin	Global / Organization

👥 5. ข้อกำหนดด้านผู้ใช้งาน (User Interface & Experience)

5.1. Layout หลัก: หน้าเว็บใช้รูปแบบ App Shell ที่ประกอบด้วย:
- Navbar (ส่วนบน): แสดงชื่อระบบ, เมนูผู้ใช้ (Profile), เมนูสำหรับ Document Control/เมนูสำหรับ Admin/Superadmin (จัดการผู้ใช้, จัดการสิทธิ์), และปุ่ม Login/Logout
- Sidebar (ด้านข้าง): เป็นเมนูหลักสำหรับเข้าถึงส่วนที่เกี่ยวกับเอกสารทั้งหมด เช่น Dashboard, Correspondences, RFA, Drawings
- Main Content Area: พื้นที่สำหรับแสดงเนื้อหาหลักของหน้าที่เลือก
5.2. หน้า Landing Page: เป็นหน้าแรกที่แสดงข้อมูลบางส่วนของโครงการสำหรับผู้ใช้ที่ยังไม่ได้ล็อกอิน
5.3. หน้า Dashboard: เป็นหน้าแรกหลังจากล็อกอิน ประกอบด้วย:
- การ์ดสรุปภาพรวม (KPI Cards): แสดงข้อมูลสรุปที่สำคัญขององค์กร เช่น จำนวนเอกสาร, งานที่เกินกำหนด
- ตาราง "งานของฉัน" (My Tasks Table): แสดงรายการงานทั้งหมดจาก Circulation ที่ผู้ใช้ต้องดำเนินการ
5.4. การติดตามสถานะ: องค์กรสามารถติดตามสถานะเอกสารทั้งของตนเอง (Originator) และสถานะเอกสารที่ส่งมาถึงตนเอง (Recipient)
5.5. การจัดการข้อมูลส่วนตัว (Profile Page): ผู้ใช้สามารถจัดการข้อมูลส่วนตัวและเปลี่ยนรหัสผ่านของตนเองได้
5.6. การจัดการเอกสารทางเทคนิค (RFA & Workflow): ผู้ใช้สามารถดู RFA ในรูปแบบ Workflow ทั้งหมดได้ในหน้าเดียว, ขั้นตอนที่ยังไม่ถึงหรือผ่านไปแล้วจะเป็นรูปแบบ diable, สามารถดำเนินการได้เฉพาะในขั้นตอนที่ได้รับมอบหมายงาน (active) เช่น ตรวจสอบแล้ว เพื่อไปยังขั้นตอนต่อไป, สิทธิ์ Document Control ขึ้นไป สามรถกด ไปยังขั้นตอนต่อไป ได้ทุกขั้นตอน, การย้อนกลับ ไปขั้นตอนก่อนหน้า สามารถทำได้โดย สิทธิ์ Document Control ขึ้นไป
5.7. การจัดการใบเวียนเอกสาร (Circulation): ผู้ใช้สามารถดู Circulation ในรูปแบบ Workflow ทั้งหมดได้ในหน้าเดียว,ขั้นตอนที่ยังไม่ถึงหรือผ่านไปแล้วจะเป็นรูปแบบ diable, สามารถดำเนินการได้เฉพาะในขั้นตอนที่ได้รับมอบหมายงาน (active) เช่น ตรวจสอบแล้ว เพื่อไปยังขั้นตอนต่อไป, สิทธิ์ Document Control ขึ้นไป สามรถกด ไปยังขั้นตอนต่อไป ได้ทุกขั้นตอน, การย้อนกลับ ไปขั้นตอนก่อนหน้า สามารถทำได้โดย สิทธิ์ Document Control ขึ้นไป
5.8. การจัดการเอกสารนำส่ง (Transmittals): ผู้ใช้สามารถดู Transmittals ในรูปแบบรายการทั้งหมดได้ในหน้าเดียว
5.9. ข้อกำหนด UI/UX การแนบไฟล์ (File Attachment UX):
- ระบบต้องรองรับการอัปโหลดไฟล์หลายไฟล์พร้อมกัน (Multi-file upload) เช่น การลากและวาง (Drag-and-Drop)
- ในหน้าอัปโหลด (เช่น สร้าง RFA หรือ Correspondence) ผู้ใช้ต้องสามารถกำหนดได้ว่าไฟล์ใดเป็น "เอกสารหลัก" (Main Document เช่น PDF) และไฟล์ใดเป็น "เอกสารแนบประกอบ" (Supporting Attachments เช่น .dwg, .docx, .zip)

6. ข้อกำหนดที่ไม่ใช่ฟังก์ชันการทำงาน (Non-Functional Requirements)

6.1. การบันทึกการกระทำ (Audit Log): ทุกการกระทำที่สำคัญของผู้ใช้ (สร้าง, แก้ไข, ลบ, ส่ง) จะถูกบันทึกไว้ใน audit_logs เพื่อการตรวจสอบย้อนหลัง
6.2. การค้นหา (Search): ระบบต้องมีฟังก์ชันการค้นหาขั้นสูง ที่สามารถค้นหาเอกสาร correspondence, rfa, shop_drawing, contract-drawing, transmittal และ ใบเวียน (Circulations) จากหลายเงื่อนไขพร้อมกันได้ เช่น ค้นหาจากชื่อเรื่อง, ประเภท, วันที่, และ Tag
6.3. การทำรายงาน (Reporting): สามารถจัดทำรายงานสรุปแยกประเภทของ Correspondence ประจำวัน, สัปดาห์, เดือน, และปีได้
6.4. ประสิทธิภาพ (Performance): มีการใช้ Caching กับข้อมูลที่เรียกใช้บ่อย และใช้ Pagination ในตารางข้อมูลเพื่อจัดการข้อมูลจำนวนมาก
6.5. ความปลอดภัย (Security):
- มีระบบ Rate Limiting เพื่อป้องกันการโจมตีแบบ Brute-force
- การจัดการ Secret (เช่น รหัสผ่าน DB, JWT Secret) จะต้องทำผ่าน Environment Variable ของ Docker เพื่อความปลอดภัยสูงสุด
6.6. การสำรองข้อมูลและการกู้คืน (Backup & Recovery):
- ระบบจะต้องมีกลไกการสำรองข้อมูลอัตโนมัติสำหรับฐานข้อมูล MariaDB [cite: 2.4] และไฟล์เอกสารทั้งหมดใน /share/dms-data [cite: 2.1] (เช่น ใช้ HBS 3 ของ QNAP หรือสคริปต์สำรองข้อมูล) อย่างน้อยวันละ 1 ครั้ง
- ต้องมีแผนการกู้คืนระบบ (Disaster Recovery Plan) ในกรณีที่ Server หลัก (QNAP) ใช้งานไม่ได้
6.7. กลยุทธ์การแจ้งเตือน (Notification Strategy):
- ระบบจะส่งการแจ้งเตือน (ผ่าน Email หรือ Line [cite: 2.7]) เมื่อมีการกระทำที่สำคัญ ดังนี้:
  1. เมื่อมีเอกสารใหม่ (Correspondence, RFA) ถูกส่งมาถึงองค์กรณ์ของเรา
  2. เมื่อมีใบเวียน (Circulation) ใหม่ มอบหมายงานมาที่เรา
  3. (ทางเลือก) เมื่อเอกสารที่เราส่งไป ถูกดำเนินการ (เช่น อนุมัติ/ปฏิเสธ)
  4. (ทางเลือก) เมื่อใกล้ถึงวันครบกำหนด (Deadline) [cite: 3.2.5, 3.6.6, 3.7.5]

37 KiB Raw Blame History