lcbp3/specs/03-Data-and-Storage/03-06-migration-business-scope.md

📦 Legacy Data Migration — Business Scope & Governance

---

title: 'Migration Business Scope, Data Governance, and Go/No-Go Gates' version: 1.0.0 status: DRAFT — Awaiting Stakeholder Confirmation owner: Nattanin Peancharoen (PO + Migration Lead) last_updated: 2026-03-11 related:

• specs/03-Data-and-Storage/03-04-legacy-data-migration.md ← Technical Implementation
• specs/03-Data-and-Storage/03-05-n8n-migration-setup-guide.md
• specs/06-Decision-Records/ADR-017-ollama-data-migration.md
• specs/06-Decision-Records/ADR-018-ai-boundary.md
• specs/00-Overview/00-04-stakeholder-signoff-and-risk.md ← Risk Register (RISK-002)

---

Important

เอกสารนี้กำหนด ขอบเขตทางธุรกิจ ของการ Migration เท่านั้น
รายละเอียดทางเทคนิค (n8n Workflow, Ollama Prompt, API Spec) อยู่ใน 03-04-legacy-data-migration.md

Note

"เอกสารเก่า" คือเอกสารที่บริหารจัดการผ่าน Email + File Share ก่อนระบบ LCBP3-DMS
จำนวน: ประมาณ 20,000 ไฟล์ PDF พร้อม Metadata ใน Excel

---

1. 🎯 Migration Objective

วัตถุประสงค์	รายละเอียด
Continuity	ผู้ใช้สามารถค้นหาและอ้างอิงเอกสารเก่าในระบบใหม่ได้ทันที
Traceability	Workflow ใหม่สามารถ Link กลับไปยัง Correspondence เก่าได้
Searchability	เอกสารเก่าถูก Index ใน Elasticsearch — ค้นหาได้ด้วย Full-text
Compliance	Audit Trail ครบ: รู้ว่าใครนำเข้า เมื่อไหร่ จาก Batch ไหน

---

2. 📋 Data Scope Definition

2.1 ✅ IN SCOPE — นำเข้าระบบใหม่

ประเภทเอกสาร	Subdirectory	Volume (ประมาณ)	Priority
Correspondence (Letters, RFI)	CORR/	~8,000 ไฟล์	🔴 High
RFA + Shop Drawings	RFA/	~5,000 ไฟล์	🔴 High
Contract Drawings	CD/	~3,000 ไฟล์	🟠 Medium
Transmittals	TRM/	~2,000 ไฟล์	🟠 Medium
Reports & Minutes	RPT/	~2,000 ไฟล์	🟡 Low

ช่วงเวลาที่ Include:

• เริ่มต้น: 1 มกราคม 2564 (โครงการเริ่ม)
• สิ้นสุด: วันก่อน Go-Live — 1 วัน (เอกสารหลังจากนั้นใช้ระบบใหม่)

เงื่อนไข Include:

• ไฟล์ต้องเป็น PDF (หรือ DWG สำหรับ Drawing)
• ไฟล์ต้อง Readable โดย Tika/Ollama (ไม่ Corrupted)
• มี Row ใน Excel Metadata ที่ตรงกัน (document_number ไม่ว่าง)

---

2.2 ❌ OUT OF SCOPE — ไม่นำเข้า

รายการ	เหตุผล
เอกสารก่อนปี 2564	ก่อนเริ่มโครงการ LCBP3 Phase 3
Email Body / Attachments ที่ไม่ใช่ PDF	Format ไม่รองรับ
Draft ที่ไม่เคย Submit	ไม่มีเลขเอกสารทางการ
ไฟล์ที่ Corrupted หรืออ่านไม่ได้	ไปที่ Reject Log
ข้อมูล Financial / Cost Records	ไม่อยู่ใน DMS Scope
Personal Communication (ไม่มีเลขทางการ)	ไม่ใช่เอกสารทางการ
วิดีโอ / รูปภาพ Standalone	ไม่ใช่ Document
ไฟล์ DWG ที่ไม่มี PDF คู่	ออก PDF ก่อนนำเข้า (Admin Task)

---

2.3 📊 Migration Tiers (ลำดับความสำคัญ)

Tier 1 — ต้องนำเข้าก่อน Go-Live (บล็อก Go-Live ถ้าไม่เสร็จ):
┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│  Correspondence สำคัญ (marked as "CRITICAL" ใน Excel)  │
│  RFA ที่ยัง Active อยู่ (status != FINAL_APPROVED)     │
│  จำนวนประมาณ: 2,000 เอกสาร                             │
│  Deadline: T-3 วันก่อน Go-Live                         │
└─────────────────────────────────────────────────────────┘

Tier 2 — นำเข้าภายใน 2 สัปดาห์หลัง Go-Live:
┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│  Correspondence ทั่วไป + RFA FINAL ที่เสร็จแล้ว        │
│  Contract Drawings                                      │
│  จำนวนประมาณ: 10,000 เอกสาร                            │
│  Deadline: Go-Live + 14 วัน                            │
└─────────────────────────────────────────────────────────┘

Tier 3 — นำเข้าภายใน 1 เดือนหลัง Go-Live:
┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│  Reports, Minutes, Archives                              │
│  เอกสารที่ AI Confidence ต่ำ (ต้องผ่าน Manual Review)   │
│  จำนวนประมาณ: 8,000 เอกสาร                             │
│  Deadline: Go-Live + 30 วัน                             │
└─────────────────────────────────────────────────────────┘

---

3. 🗃️ Source Data Assessment

3.1 Excel Metadata Schema (Legacy)

Column	Field ใหม่	บังคับ	หมายเหตุ
DOC_NO	document_number	✅	ใช้เป็น Idempotency Key
TITLE	title	✅	AI จะ Suggest แก้ไขถ้าผิด Format
DATE	reference_date	✅	วันที่เอกสาร (ไม่ใช่วันนำเข้า)
FROM_ORG	sender_org_id	✅	Map ด้วย org_code lookup table
TO_ORG	receiver_org_id	✅	Map ด้วย org_code lookup table
TYPE	category	✅	AI ตรวจสอบ Enum ที่ถูกต้อง
DISCIPLINE	discipline	❌	Optional — AI Extract จาก Title
CONTRACT_NO	contract_id	❌	Map ด้วย contract lookup table
PROJECT_NO	project_id	✅	ต้องมี (ทุกเอกสาร)
FILE_PATH	source_file_path	✅	Path ใน NAS staging folder
REVISION	revision	❌	Detect จากเลขเอกสาร

3.2 Organization Code Mapping

ต้องสร้าง Lookup Table ก่อนเริ่ม Migration — Superadmin ทำใน Pre-migration Setup

Legacy Code (Excel)	Organization ใหม่	org_id (System)
กทท.	การท่าเรือแห่งประเทศไทย	TBD (ดูจาก DB)
สค.	สำนักงานโครงการ	TBD
TEAM	TEAM	TBD
คคง.	คณะกรรมการตรวจงาน	TBD
ผรม.	ผู้รับจ้างหลัก	TBD

Action Item: Superadmin ต้อง Fill in org_id ก่อน Migration เริ่ม

---

4. 📅 Migration Timeline

T-6 สัปดาห์ก่อน Go-Live:
├── Data Audit: นับไฟล์, ตรวจ Excel Quality
├── สร้าง Organization Lookup Table
├── ติดตั้ง n8n + Ollama บน Staging Environment
└── สร้าง Migration Bot User + Token (7 วัน, IP Whitelist)

T-5 สัปดาห์:
├── DRY RUN 1: Batch 50 เอกสาร — ตรวจ Error Rate
├── แก้ไข Mapping / Prompt ตามผล Dry Run 1
└── Tier 1 List ยืนยันกับ Document Control แต่ละ Org

T-4 สัปดาห์:
├── DRY RUN 2: Batch 500 เอกสาร — ตรวจ Scale Issue
├── Admin Review Queue Round 1
└── Performance Check: Runtime ≈ ตามประมาณการ?

T-3 สัปดาห์:
├── **Production Migration START — Tier 1 (2,000 เอกสาร)**
├── ตรวจ Integrity ทุกวัน (SQL Verification Queries)
└── Token Expire? → Renew (ไม่เกิน 7 วัน/ครั้ง)

T-2 สัปดาห์:
├── Verify Tier 1 Complete → Migration Go/No-Go Gate #1
├── Start Tier 2 Migration (10,000 เอกสาร)
└── Admin Review Queue Round 2

Go-Live Day:
├── Migration Bot Token: REVOKE ทันที
├── Staging Folder: Read-only (ยังไม่ลบ — 30 วัน)
└── Tier 1 + Tier 2 ต้องเสร็จ✅ ก่อน Go-Live

T+1 เดือน:
├── Tier 3 Migration (8,000 เอกสาร)
├── Final Integrity Check
└── Legacy System → Read-only (ไม่ลบ — เก็บ 6 เดือน)

---

5. ✅ Migration Go/No-Go Gates

Gate #1: Before Production Migration Starts (T-3 สัปดาห์)

เกณฑ์	ต้องผ่าน	วิธีวัด
Dry Run 2 JSON Parse Success	≥ 95%	n8n Execution Log
Dry Run 2 AI Category Accuracy	≥ 90% (Manual Spot-check 50 docs)	Human Review
Idempotency Test: รัน Batch ซ้ำ	0 Duplicate Records	SQL Count
Organization Mapping ครบ	100%	Lookup Table review
Frontend Review UI พร้อมใช้งาน	✅	UAT Passed สำหรับหน้าจออนุมัติ
Migration Bot Token Active + Whitelisted	✅	API Test
Staging NAS Space: ≥ 500GB free	✅	QNAP Dashboard

Owner: Nattanin P. | Approver: Org Admin ทุกองค์กร

---

Gate #2: Before Go-Live (T-1 วัน)

เกณฑ์	ต้องผ่าน
Tier 1 Migration: 100% เสร็จ + Verified	✅
Tier 2 Migration: ≥ 90% เสร็จ + Verified	✅
Review Queue (รวมการพิจารณา AI New Tags): ≤ 5% ค้างอยู่ (Critical Tier 1 = 0%)	✅
Migration Bot Token: REVOKED	✅
Integrity Queries ผ่านทั้งหมด	✅
Legacy System ยังเข้าถึงได้ (Read-only Fallback)	✅

---

Gate #3: Post Go-Live (T+30 วัน)

เกณฑ์	ต้องผ่าน
Tier 3 Migration: 100% เสร็จ	✅
User Search Test: สามารถค้นหา Legacy Doc ใน ES	✅
Zero Orphan Files ใน Staging	✅
Legacy System Archive เสร็จ (Compress + Store)	✅

---

6. 🧑‍💼 Data Ownership & Responsibility

Responsibility	Owner	Action
Excel Metadata Quality	Document Control (สค.)	ทำความสะอาดก่อน T-6
File Organization บน NAS	Nattanin P. + IT	จัด Folder structure
Organization Lookup Table	Superadmin (NAP)	สร้างก่อน T-6
Tier 1 Document List	Document Control ทุก Org	ยืนยัน T-5
Daily Monitoring (n8n Runs)	Nattanin P.	T-3 ถึง Go-Live
Admin Review Queue & AI Tag Approval	Document Control (สค.)	ทุกเช้าวันทำงาน (บังคับตรวจสอบ New Tags)
Post-migration Verification	Nattanin P.	After each Gate
Legacy System Archival	กทท. IT + NAP	T+30

---

7. 🔒 Data Privacy & Security

ข้อกำหนดการ Migrate

1. Files ต้อง Scan ClamAV ก่อน ก่อนเข้า Staging Folder

   • Migration Bot มี Bypass Virus Scan Permission เฉพาะกรณีนี้
   • หมายความว่า Pre-scan ต้องทำโดย Admin ก่อน (ไม่ใช่ Skip)

2. Migration Token Restrictions (ดู 03-04-legacy-data-migration.md Section 2):

   • IP Whitelist: NAS IP เท่านั้น
   • Expiry: 7 วัน (ต้อง Renew ทุกสัปดาห์)
   • Revoke ทันที หลัง Migration เสร็จ

3. AI Isolation (ตาม ADR-018):

   • Ollama ไม่มี Direct DB Access
   • Ollama เห็นแค่ Text Content จากไฟล์ PDF — ไม่เห็น System Data
   • Output ของ AI ต้องผ่าน Backend Validation ก่อน Write

4. Audit Log: ทุก Record ที่ Import มี:

   { "created_by": "SYSTEM_IMPORT", "batch_id": "migration_YYYYMMDD", "action": "IMPORT" }
   

5. Data Retention ของ Legacy Files:

   • Staging Folder: เก็บ 30 วันหลัง Migration เสร็จ → แล้วลบ
   • ต้นฉบับ (ใน Old System): เก็บ 6 เดือน Read-only → Archive

---

8. 🔄 Rollback & Contingency

กรณี Migration ล้มเหลว (Error Rate > 20%)

1. หยุด n8n Workflow ทันที
2. Disable Migration Bot Token (SQL)
3. Run Rollback SQL (ดู 03-04-legacy-data-migration.md Section 4)
4. แจ้ง PO + Org Admin: "Migration หยุด — เหตุผล: ___"
5. Post-mortem: วิเคราะห์ Root Cause
6. Fix → Dry Run ใหม่ → Gate #1 ใหม่

กรณี Go-Live โดย Tier 2 ไม่เสร็จ (Emergency)

เปิดใช้ Parallel Operation:

• ระบบใหม่: เอกสาร Tier 1 + เอกสารใหม่หลัง Go-Live
• Legacy System: เปิด Read-only สำหรับเอกสาร Tier 2/3 ยังไม่ Migrate
• Timeline Extension: Tier 2 ต้องเสร็จภายใน T+7 (ไม่เกิน 1 สัปดาห์หลัง Go-Live)

---

9. 📊 Migration Success Metrics

Metric	Target	วิธีวัด
Total Records Imported	≥ 95% ของ In-Scope	SQL COUNT vs Excel Row Count
Auto-import Rate (confidence ≥ 0.85)	≥ 70%	n8n Execution Report
Review Queue Clearance	≥ 95% ก่อน Go-Live	Review Queue Table
Reject Rate (Corrupted/Unreadable)	< 5%	Reject Log
Duplicate Records	0	SQL HAVING COUNT > 1
Tag Extraction Rate	≥ 80% ของ Auto-imported docs มี ≥ 1 Tag	SQL
Post-migration Search Hit Rate	≥ 90% ของ Legacy doc numbers ค้นหาเจอ	Manual Test 100 samples

---

📝 Document Control

• Version: 1.0.0 | Status: DRAFT
• Created: 2026-03-11 | Owner: Nattanin Peancharoen
• Stakeholder Review: T-6 สัปดาห์ก่อน Go-Live
• Technical Detail: ดู 03-04-legacy-data-migration.md
• Classification: Internal Use Only