260311:1638 20260311:1700 n8n workflow
Build and Deploy / deploy (push) Successful in 4m24s

This commit is contained in:
admin
2026-03-11 16:38:49 +07:00
parent 15b447ceeb
commit 9c0978f3fa
27 changed files with 6512 additions and 178 deletions
+414
View File
@@ -0,0 +1,414 @@
# 🎓 Training & Change Management Plan — LCBP3-DMS v1.8.0
---
title: 'Training & Change Management Plan'
version: 1.0.0
status: DRAFT
owner: Nattanin Peancharoen (Product Owner / System Architect)
last_updated: 2026-03-11
related:
- specs/00-Overview/README.md
- specs/01-Requirements/01-01-objectives.md
- specs/01-Requirements/01-02-business-rules/01-02-01-rbac-matrix.md
---
## 1. 🎯 วัตถุประสงค์
> **"ระบบที่ดีที่สุดก็ล้มเหลวได้ ถ้าผู้ใช้ไม่รู้วิธีใช้"**
แผนนี้ครอบคลุม:
1. **Training Curriculum** — หลักสูตรฝึกอบรมแยกต่อ Role
2. **Training Materials** — สื่อและเอกสารการฝึกอบรม
3. **Train-the-Trainer** — กระบวนการเตรียม Trainer ภายในองค์กร
4. **Support Desk Setup** — ระบบ Support หลัง Go-Live
5. **Change Management** — การสื่อสารและรับมือกับ Change
---
## 2. 📅 Training Timeline
```
T-4 สัปดาห์ก่อน Go-Live:
├── สร้าง Training Materials ครบ
├── ติดตั้ง Staging Environment สำหรับ Training
└── เตรียม Trainer (Train-the-Trainer)
T-3 สัปดาห์:
├── Training: Superadmin + Org Admin (ทุกองค์กร)
└── UAT Pre-check กับ Admin ทุกคน
T-2 สัปดาห์:
├── Training: Document Control (ทุกองค์กร)
└── UAT ทดสอบ Workflow จริงบน Staging
T-1 สัปดาห์:
├── Training: Engineers / Reviewers / Viewers
├── UAT Sign-off
└── Dry Run Go-Live
Go-Live Day:
├── Hypercare Support (8:0018:00 on-call)
└── ทีม Dev พร้อม Hotfix ตลอด
T+1 เดือน:
├── Hypercare สิ้นสุด
└── Handover ไป Standard Support
```
---
## 3. 👥 Target Audience & Training Groups
| Group | Role ในระบบ | ผู้เข้าอบรม | ระยะเวลา | รูปแบบ |
|-------|------------|------------|---------|-------|
| **A** | Superadmin | ทีม NAP (1-2 คน) | 4 ชั่วโมง | 1-on-1 Workshop |
| **B** | Org Admin | 1 คนต่อองค์กร × 5 องค์กร | 3 ชั่วโมง | Group Workshop |
| **C** | Document Control | 1-3 คนต่อองค์กร | 4 ชั่วโมง | Group Workshop |
| **D** | Engineer / Reviewer | หลายคนต่อองค์กร | 2 ชั่วโมง | Group + Self-paced |
| **E** | Viewer / Auditor | ผู้บริหาร + Observer | 1 ชั่วโมง | Video + Quick Guide |
> **หมายเหตุ:** Train-the-Trainer: แต่ละองค์กรมี Trainer 1 คน ก่อนอบรมองค์กรอื่น
---
## 4. 📚 Training Curriculum per Role
### 4.1 Group A — Superadmin (4 ชั่วโมง)
**เป้าหมาย:** ดูแลระบบทั้งหมด, Config Master Data, จัดการ Permission
| Module | หัวข้อ | เวลา |
|--------|--------|------|
| A1 | System Architecture Overview (ภาพรวมระบบ, Docker, QNAP) | 30 นาที |
| A2 | สร้าง Organization, Project, Contract | 30 นาที |
| A3 | User Management — สร้าง/แก้ไข/Deactivate User | 20 นาที |
| A4 | Document Number Template Config | 30 นาที |
| A5 | Workflow DSL — อ่านและแก้ไข Workflow Definitions | 45 นาที |
| A6 | Permission & RBAC Matrix — กำหนดสิทธิ์ระดับ Global | 30 นาที |
| A7 | Audit Log & Security Monitoring | 20 นาที |
| A8 | Backup & Restore (DR Runbook) | 20 นาที |
| A9 | Troubleshooting Guide (Common Issues) | 15 นาที |
| — | **Q&A + Hands-on Practice** | 20 นาที |
**Deliverables:**
- [ ] Admin Quick Reference Card (A4 1 หน้า)
- [ ] System Admin Runbook (PDF)
- [ ] Access ไปยัง Grafana + phpMyAdmin Dashboard
---
### 4.2 Group B — Org Admin (3 ชั่วโมง)
**เป้าหมาย:** จัดการ User ภายในองค์กร, กำหนดสิทธิ์ระดับ Org
| Module | หัวข้อ | เวลา |
|--------|--------|------|
| B1 | ภาพรวมระบบและ Role ของ Org Admin | 20 นาที |
| B2 | เพิ่ม/แก้ไข/Deactivate User ในองค์กร | 30 นาที |
| B3 | กำหนด Role: Document Control / Editor / Viewer | 20 นาที |
| B4 | Assign User เข้า Project และ Contract | 20 นาที |
| B5 | ดู Audit Log ภายในองค์กร | 15 นาที |
| B6 | จัดการ Tags สำหรับองค์กร | 15 นาที |
| B7 | การรับมือ Lock Account / Reset Password | 20 นาที |
| — | **Hands-on Practice บน Staging** | 30 นาที |
| — | **Q&A** | 10 นาที |
**Deliverables:**
- [ ] Org Admin User Manual (PDF, 10-15 หน้า)
- [ ] User Onboarding Checklist
---
### 4.3 Group C — Document Control (4 ชั่วโมง)
**เป้าหมาย:** สร้าง/ส่ง/ติดตามเอกสารทุกประเภท, จัดการ Workflow
| Module | หัวข้อ | เวลา |
|--------|--------|------|
| C1 | ภาพรวมระบบ DMS — ทำไมต้องเปลี่ยนจาก Email? | 15 นาที |
| C2 | Login + Dashboard + My Tasks | 15 นาที |
| C3 | **สร้าง Correspondence** — Draft → Submit → Track | 30 นาที |
| C4 | **สร้าง RFA + Shop Drawing** — Draft → Submit via Transmittal | 45 นาที |
| C5 | Upload ไฟล์ — Drag-and-Drop, Main vs Supporting, Virus Scan | 20 นาที |
| C6 | **Circulation Sheet** — สร้าง, Assign, กำหนด Deadline | 30 นาที |
| C7 | ติดตามสถานะ Workflow + Workflow Diagram | 20 นาที |
| C8 | Force Proceed / Revert Workflow (กรณีพิเศษ) | 15 นาที |
| C9 | ค้นหาเอกสาร + Advanced Filter | 15 นาที |
| C10 | Notification Settings + LINE Notify | 15 นาที |
| — | **Hands-on: ทำ Scenario จริงบน Staging** | 40 นาที |
| — | **Q&A** | 20 นาที |
**Hands-on Scenarios (Staging):**
1. สร้าง Correspondence → Submit → Track Workflow
2. สร้าง RFA + Transmittal → ส่ง → รอ Response
3. รับ Correspondence → สร้าง Circulation → Assign
**Deliverables:**
- [ ] Document Control User Manual (PDF, 20-30 หน้า)
- [ ] Quick Reference Card: Document Types & Workflow States
- [ ] Video Tutorial: "สร้างและส่ง RFA" (15 นาที)
- [ ] FAQ Document (10 ข้อที่พบบ่อย)
---
### 4.4 Group D — Engineer / Reviewer (2 ชั่วโมง)
**เป้าหมาย:** รับและ Review เอกสาร, ตอบ RFA, ดู Circulation
| Module | หัวข้อ | เวลา |
|--------|--------|------|
| D1 | Login + Dashboard + Notification Bell | 15 นาที |
| D2 | ดู Correspondence ที่รับเข้ามา + PDF Viewer | 20 นาที |
| D3 | **Review RFA** — Approved / w.Comments / Rejected | 30 นาที |
| D4 | ดู Shop Drawing ใน PDF Viewer (Streaming) | 15 นาที |
| D5 | ตอบ Circulation ที่ได้รับมอบหมาย | 15 นาที |
| D6 | ค้นหาเอกสาร + ดู Workflow History | 10 นาที |
| D7 | ตั้งค่า Notification (Email/LINE) | 5 นาที |
| — | **Q&A** | 10 นาที |
**Deliverables:**
- [ ] Reviewer Quick Guide (A4 2 หน้า)
- [ ] Video Tutorial: "วิธี Review RFA" (10 นาที)
---
### 4.5 Group E — Viewer / Auditor / Management (1 ชั่วโมง)
**เป้าหมาย:** ดู Dashboard, ค้นหา, ดาวน์โหลดรายงาน
| Module | หัวข้อ | เวลา |
|--------|--------|------|
| E1 | Login + Dashboard Overview | 10 นาที |
| E2 | ค้นหาเอกสารและดู Status | 15 นาที |
| E3 | อ่านเอกสารใน PDF Viewer | 10 นาที |
| E4 | ดู Audit Log (สำหรับ Auditor) | 10 นาที |
| E5 | ตั้งค่า Notification | 5 นาที |
| — | **Q&A** | 10 นาที |
**Deliverables:**
- [ ] Viewer Quick Start (A4 1 หน้า, ภาษาไทย + อังกฤษ)
---
## 5. 🎥 Training Materials Checklist
### 5.1 เอกสาร (Documents)
| Material | Target | สถานะ | Deadline |
|----------|--------|-------|---------|
| System Admin Runbook | Group A | ⬜ ต้องสร้าง | T-4 สัปดาห์ |
| Org Admin User Manual | Group B | ⬜ ต้องสร้าง | T-4 สัปดาห์ |
| Document Control User Manual | Group C | ⬜ ต้องสร้าง | T-4 สัปดาห์ |
| Reviewer Quick Guide | Group D | ⬜ ต้องสร้าง | T-3 สัปดาห์ |
| Viewer Quick Start | Group E | ⬜ ต้องสร้าง | T-3 สัปดาห์ |
| Glossary / คำศัพท์ระบบ | ทุก Role | ✅ มี (`00-02-glossary.md`) | — |
| FAQ (10 ข้อพบบ่อย) | Group C, D | ⬜ ต้องสร้าง | T-2 สัปดาห์ |
### 5.2 Video Tutorials
| Video | ความยาว | Target | สถานะ |
|-------|--------|--------|-------|
| ภาพรวมระบบ (System Intro) | 5 นาที | ทุก Role | ⬜ |
| วิธีสร้างและส่ง Correspondence | 10 นาที | Group C | ⬜ |
| วิธีสร้างและส่ง RFA + Transmittal | 15 นาที | Group C | ⬜ |
| วิธี Review RFA | 10 นาที | Group D | ⬜ |
| วิธีสร้าง Circulation Sheet | 8 นาที | Group C | ⬜ |
| ค้นหาเอกสารและใช้ Filter | 5 นาที | ทุก Role | ⬜ |
> **เครื่องมือแนะนำ:** OBS Studio (Screen Record) + CapCut / DaVinci Resolve (Edit) + Loom (Quick Share)
### 5.3 Hands-on Training Scenarios (บน Staging)
```markdown
Scenario 1: "ส่ง RFA ครั้งแรก" (Group C)
───────────────────────────────────────
1. Login ด้วย Account Contractor A
2. Upload Shop Drawing (ไฟล์ PDF ตัวอย่าง)
3. สร้าง RFA Type: Shop Drawing — Discipline: STR
4. สร้าง Transmittal → แนบ RFA → Submit
5. ยืนยัน: Notification ถูกส่ง | เลขเอกสารถูกออก
Scenario 2: "Review และ Approve RFA" (Group D)
─────────────────────────────────────────────
1. Login ด้วย Account Engineer (TEAM หรือ คคง.)
2. ดู Notification Bell → เปิด RFA ที่ได้รับ
3. ดู Shop Drawing ใน PDF Viewer
4. คลิก "Approved with Comments" + กรอก Comment
5. ยืนยัน: Contractor ได้รับ Notification
Scenario 3: "สร้าง Circulation และติดตาม" (Group C)
───────────────────────────────────────────────
1. รับเอกสาร Correspondence ใน Inbox
2. สร้าง Circulation Sheet → Assign Main, Action, Info
3. กำหนด Deadline 3 วัน
4. Assignee Login → ดู My Tasks → ตอบกลับ
5. Document Control ปิด Circulation
```
---
## 6. 🏆 Train-the-Trainer Program
### 6.1 เป้าหมาย
แต่ละองค์กรมี **Internal Trainer** 1 คน ที่สามารถ:
- สอน User ใหม่ในองค์กรได้ด้วยตัวเอง
- ตอบ FAQ เบื้องต้นโดยไม่ต้องติดต่อ NAP
- รายงาน Issues ผ่าน Support Channel ได้ถูกต้อง
### 6.2 Internal Trainer คุณสมบัติ
- มักเป็น **Document Control** อาวุโส หรือ Org Admin
- เข้าร่วม Training Group A หรือ C ก่อน
- ผ่าน Hands-on Practice Scenario ทั้ง 3 ครบ
- ได้รับ "Trainer Kit" (Materials + Access พิเศษ)
### 6.3 Trainer Kit
```
📦 Trainer Kit ประกอบด้วย:
├── 📄 User Manuals (ทุก Role) — สำหรับแจกจ่าย
├── 🎥 Video Tutorials — ลิงก์ internal host
├── 🃏 Training Scenario Scripts (3 Scenarios)
├── ❓ FAQ Document
├── 📊 Staging Environment Access (ไม่กระทบ Production)
└── 📞 Escalation Contact: Nattanin (Line/Email)
```
---
## 7. 🆘 Support Desk Setup
### 7.1 Support Tiers
```
Level 1 — Internal Trainer (Self-service, 0-4 ชั่วโมง)
│ └── FAQ Document + Video Tutorials
│ ↓ ถ้าแก้ไม่ได้
Level 2 — Org Admin / Document Control (4-24 ชั่วโมง)
│ └── ติดต่อ Internal Trainer ขององค์กร
│ ↓ ถ้าแก้ไม่ได้
Level 3 — NAP Support (1-2 วันทำการ)
└── LINE Group / Email → Nattanin
↓ ถ้าเป็น Bug หรือ System Issue
Level 4 — Dev Team (Hotfix / Patch)
└── Fix + Deploy + Notify
```
### 7.2 Support Channels
| Channel | ใช้เมื่อ | Response Time |
|---------|---------|--------------|
| **LINE Group** (NAP-DMS Support) | ปัญหาเร่งด่วน, ถามวิธีใช้ | 2-4 ชั่วโมง (ในเวลาทำงาน) |
| **Email** nattanin@[domain] | รายงาน Bug, ขอ Feature | 1-2 วันทำการ |
| **FAQ Document** | ปัญหาทั่วไป | ทันที (Self-service) |
| **Video Tutortials** | ต้องการดูวิธีใช้ซ้ำ | ทันที (Self-service) |
### 7.3 Hypercare Period (Go-Live Month 1)
**สัปดาห์ 1-2 (Go-Live):**
- NAP ทีม On-Call: 08:0018:00 ทุกวันทำการ
- Daily Check-in กับ Internal Trainers ทุกองค์กร (15 นาที)
- Bug Tracker: บันทึก Issues ทั้งหมด (Priority P0-P3)
**สัปดาห์ 3-4:**
- On-Call: ตามปกติ (Response ภายใน 4 ชั่วโมง)
- Weekly Review: สรุป Issues + แก้ไข + FAQ Update
**หลัง 1 เดือน:**
- Standard Support (Level 1-4 ตามปกติ)
- Monthly Review Meeting
### 7.4 Bug Priority & SLA
| Priority | ตัวอย่าง | Response | Resolution |
|----------|---------|---------|-----------|
| **P0 — Critical** | ระบบล่ม, Data Loss | 30 นาที | 4 ชั่วโมง |
| **P1 — High** | Login ไม่ได้, เอกสารหาย | 2 ชั่วโมง | 24 ชั่วโมง |
| **P2 — Medium** | Feature ทำงานผิด | 4 ชั่วโมง | 3 วัน |
| **P3 — Low** | UI ผิดเล็กน้อย, Typo | 24 ชั่วโมง | 2 สัปดาห์ |
---
## 8. 📢 Change Management Communication Plan
### 8.1 Communication Timeline
| เวลา | ข้อความ | ช่องทาง | ผู้รับ |
|------|---------|---------|-------|
| T-8 สัปดาห์ | Announcement: ระบบใหม่กำลังจะมา | Email + LINE | ผู้บริหารทุกองค์กร |
| T-4 สัปดาห์ | Training Schedule แจ้งรายละเอียด | Email | Org Admin ทุกองค์กร |
| T-2 สัปดาห์ | Training Reminder + Staging Access | Email + LINE | ทุก User |
| T-1 สัปดาห์ | "1 สัปดาห์แล้ว!" + Go-Live Date | Email + LINE | ทุก User |
| Go-Live Day | Go-Live Announcement + Support Contact | Email + LINE | ทุก User |
| T+2 สัปดาห์ | Feedback Survey (Google Form) | Email | ผู้ใช้งานทุกคน |
| T+1 เดือน | Summary Report ต่อผู้บริหาร | Meeting | Project Management |
### 8.2 Key Messages
**สำหรับผู้บริหาร:**
> "ระบบ LCBP3-DMS ช่วยให้ติดตามสถานะเอกสารได้ Real-time, ลดเวลา Cycle RFA จาก 2 สัปดาห์เหลือ 3 วัน, และมี Audit Trail ครบถ้วน"
**สำหรับ Document Control:**
> "ระบบนี้ช่วยลดการทำงานซ้ำซ้อนจาก Email ไปสู่ Workflow อัตโนมัติ เลขเอกสารออกอัตโนมัติ ไม่ต้องจำหรือนับมือ"
**สำหรับ Engineer / Reviewer:**
> "รับ Notification ทันทีเมื่อมี RFA ใหม่ ดู PDF ในระบบโดยไม่ต้อง Download คลิก Approve ได้เลย"
### 8.3 Resistance Management
| กลุ่มที่อาจต้าน | เหตุผล | วิธีรับมือ |
|--------------|-------|-----------|
| ผู้ใช้ที่คุ้นชิน Email | "Email ง่ายกว่า" | แสดง Case Study: วันไหน RFA ตกหล่น |
| ผู้บริหารอาวุโส | "ไม่ถนัด IT" | เน้น: ดูสถานะได้ 1 คลิก, ไม่ต้องโทรถาม |
| Document Control | "งานเพิ่มขึ้น" | แสดง: Auto-Number, Auto-Notify ลดงานจริง |
| IT/Ops ที่คุ้นระบบเดิม | "Server อะไรอีก" | ADR-015, Docker ง่ายต่อ Maintain |
---
## 9. 📊 Training KPIs & Success Criteria
| KPI | Target | วิธีวัด |
|-----|--------|--------|
| Training Attendance | > 90% ของ Users ทุก Group | Sign-in Sheet |
| Post-Training Quiz Score | > 80% เฉลี่ย | Online Quiz (Google Form) |
| Hands-on Scenario Pass Rate | > 90% ทำ Scenario 1-3 ได้ | Trainer Assessment |
| Support Tickets Week 1 | < 20 tickets (แสดง Training มีประสิทธิภาพ) | Support Log |
| User Adoption Month 1 | > 70% Login ทุกวันทำการ | System Analytics |
| User Adoption Month 3 | > 90% Active Users | System Analytics |
| Satisfaction Score | > 4.0/5.0 | Feedback Survey (T+2 สัปดาห์) |
---
## 10. ✅ Training Readiness Checklist (Pre Go-Live)
### Materials
- [ ] System Admin Runbook สร้างเสร็จ + Review แล้ว
- [ ] Document Control User Manual สร้างเสร็จ
- [ ] Quick Guides (Reviewer, Viewer) สร้างเสร็จ
- [ ] Video Tutorials อย่างน้อย 3 clips
- [ ] FAQ Document (10+ ข้อ) สร้างเสร็จ
- [ ] Training Scenarios (Staging Data) เตรียมพร้อม
### Infrastructure
- [ ] Staging Environment Deploy แล้ว (Mirror Production)
- [ ] Test Users ทุก Role สร้างแล้ว (1 ชุดต่อ Org)
- [ ] Email + LINE Notify บน Staging ทำงาน (Test Mode)
- [ ] Staging URL แจ้ง Trainers แล้ว
### People
- [ ] Internal Trainer แต่ละองค์กร ระบุชื่อแล้ว
- [ ] Train-the-Trainer Session เสร็จแล้ว
- [ ] Training Schedule แจ้งทุกคนแล้ว
- [ ] Support LINE Group สร้างแล้ว + เพิ่ม Users
### Process
- [ ] Bug Report Process อธิบายให้ Trainers แล้ว
- [ ] Escalation Path ชัดเจน
- [ ] Hypercare Schedule ตกลงกันแล้ว (ว่าใครรับผิดชอบวันไหน)
---
## 📝 Document Control
- **Version:** 1.0.0 | **Status:** DRAFT
- **Created:** 2026-03-11 | **Owner:** Nattanin Peancharoen
- **Next Review:** T-4 สัปดาห์ก่อน Go-Live
- **Classification:** Internal Use Only